Các mẹo sử dụng Gmail đơn giản và hiệu quả

Bạn đã biết các mẹo sử dụng Gmail hữu ích để tăng hiệu quả công việc chưa?

Gmail là một công cụ gửi thư điện tử miễn phí do Google phát triển và được đông đảo mọi người sử dụng. Kể từ khi ra mắt, Gmail đã mang lại cho người dùng những trải nghiệm làm việc hiệu quả, với tính bảo mật cao. Tuy nhiên, đôi khi người dùng cũng gặp phải một số vấn đề hoặc chưa khai thác hết các tính năng khi sử dụng dịch vụ này. Bài viết dưới đây sẽ chỉ ra những mẹo giúp bạn thành thạo mọi tính năng của Gmail.

Gmail được mọi người sử dụng hàng ngày với những tính năng cơ bản, nhưng cũng có những tính năng tiềm ẩn, nổi trội mà người dùng chưa hề biết đến. Có rất nhiều những tiện ích bổ sung giúp nâng cao hiệu suất của Gmail, vượt xa các thông số ban đầu của nó. Tuy nhiên, không phải tất cả những tính năng đó đều cần cài đặt thêm tiện ích, người dùng có thể khám phá thêm nhiều điểm nổi trội của Gmail mà không cần cài đặt thêm bất kỳ tiện ích nào. Thành thạo một vài kỹ thuật sẽ giúp bạn tận dụng tối đa những gì Gmail cung cấp, ngoài những điều cơ bản bạn đã biết.

[toc]

Xem thêm: 9 cách tận dụng triệt để những tính năng của Gmail

1. Bảng các phím tắt cơ bản

Gmail có đầy đủ các phím tắt mà bạn cần. Chỉ cần một cú nhấp chuột là bạn có thể thực hiện một tác vụ, ví dụ như nhấn phím C để bắt đầu mở cửa sổ soạn thư mới. Bạn có thể nhấp vào Shift +? để xem tất cả các phím tắt của Gmail. Để bật tính năng sử dụng các phím tắt, hãy nhấp vào biểu tượng bánh răng ở trên cùng bên phải và chọn See all settings (Xem tất cả chế độ cài đặt) => Keyboard shortcuts (Phím tắt) => Keyboard shortcuts on (Bật phím tắt). Nhấp vào nút Save Change (Lưu thay đổi) ở dưới cùng để kích hoạt tính năng này.

2. Sử dụng nhiều tài khoản đăng nhập

Nếu bạn có nhiều tài khoản Google/ Gmail (thậm chí là tài khoản Google Workspace tại nơi làm việc), bạn không cần phải đăng nhập rồi đăng xuất liên tục. Trên máy tính để bàn (sử dụng trình duyệt Chrome, Firefox, Edge), bạn có thể đăng nhập nhiều tài khoản cùng một lúc. Mỗi tài khoản sẽ được bật ở một tab và duy trì trạng thái đăng nhập. Hãy nhhấp vào hình đại diện của tài khoản ở trên cùng bên phải và chọn Add another account (Thêm tài khoản khác). Sau đó, để chuyển đổi giữa các tài khoản, hãy nhấp lại vào hình đại diện của bạn và nhấp vào tài khoản bạn muốn chuyển sang mà không cần nhập mật khẩu. Tài khoản mặc định là tài khoản bạn đã đăng nhập đầu tiên.

Bạn cũng có thể đặt trình duyệt Chrome để lưu nhiều tài khoản của bạn hoặc tài khoản của những người khác dùng chung máy tính với bạn bằng cách sử dụng Chrome Profiles (Hồ sơ Chrome). Hãy nhấp vào biểu tượng hồ sơ ở phía trên bên phải của cửa sổ trình duyệt (nó có thể giống với ảnh đại diện tài khoản Google của bạn), sau đó nhấp vào biểu tượng bút chì để đặt tên cho profile đó và chọn Add (Thêm) ở dưới cùng. Bạn sẽ nhận được trang đăng nhập Chrome Profile mới để sử dụng tại đây.

3. Thêm tài khoản email của bên thứ ba vào Gmail

Bạn yêu thích giao diện Gmail nhưng vẫn muốn sử dụng địa chỉ email của Yahoo, iCloud hoặc Outlook. Đừng lo, Google cho phép bạn thêm tài khoản email của bên thứ ba vào ứng dụng Gmail trên thiết bị di động và vẫn đảm bảo các tính năng của Google như lọc thư rác và hộp thư đến theo thẻ cho các tài khoản đó.

Trước tiên, bạn cần có ít nhất một tài khoản Gmail. Để thiết lập tài khoản trên thiết bị di động, hãy nhấp vào hình đại diện của bạn trong ứng dụng Gmail và chọn Add another account (Thêm tài khoản khác). Chọn loại tài khoản bạn muốn thêm và nhập thông tin đăng nhập. Sau đó, bạn có thể truy cập một hộp thư đến cụ thể hoặc xem tất cả email của bạn trong một hộp thư đến chung trên điện thoại hoặc máy tính bảng. Quay lại ảnh đại diện và chọn Manage accounts on this device (Quản lý tài khoản trên thiết bị) để hủy kích hoạt hoặc xóa tài khoản nếu muốn.

Trên màn hình nền, chạm vào biểu tượng bánh răng và chọn See all settings (Xem tất cả cài đặt) => Accounts and Import (Tài khoản và Nhập) => Check mail from other accounts (Kiểm tra thư từ các tài khoản khác) => Add a mail account (Thêm tài khoản thư). Trong cửa sổ bật lên, nhập địa chỉ email bạn muốn liên kết, nhấp vào Tiếp theo và chọn Link account with Gmail (Liên kết tài khoản với Gmail).

4. Kiểm tra ứng dụng nào đã truy cập vào Gmail

Liên kết các dịch vụ sử dụng thường xuyên với Gmail có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, nhưng đôi lúc bạn cũng muốn kiểm tra xem ứng dụng nào đã đăng nhập bằng tài khoản Gmail. Hãy truy cập https://ift.tt/1JA2Rql, cuộn xuống phần Third-party apps with account access (Các ứng dụng của bên thứ ba có quyền truy cập vào tài khoản) và nhấp vào Manage third-party access (Quản lý quyền truy cập của bên thứ ba) để dừng kết nối bất kỳ ứng dụng nào bạn không cần.

5. Thiết lâp thời gian gửi email theo lịch trình

Trước kia, khi muốn lên lịch gửi tin nhắn, bạn cần phải cài đặt tiện ích của bên thứ ba, nhưng giờ đây nó đã được tích hợp sẵn trong Gmail. Soạn tin nhắn của bạn, nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh nút Send (Gửi) và thiết lập ngày và giờ cụ thể để gửi đi email.

6. Bật chế độ bảo mật

Chế độ bảo mật của Gmail cung cấp cho bạn khả năng kiểm tra chi tiết đối với những người có thể xem thông tin của bạn trong email gửi đi và thời gian tồn tại của email. Bạn có thể bật tính năng này bằng cách nhấp vào biểu tượng đồng hồ với khóa bảo mật ở thanh menu của phần soạn thảo email. Sau đó, bảng tùy chọn thiết lập sẽ hiện lên, bạn có thể đặt thời hạn hết hạn của email. Khi đến hạn, tin nhắn sẽ biến mất và người nhận email đó sẽ chỉ thấy một thông báo message has expired (tin nhắn đã hết hạn). Bạn cũng có thể giới hạn những gì người nhận có thể làm, chẳng hạn như khóa khả năng chuyển tiếp hoặc tải xuống tệp đính kèm.

7. Gửi thư từ một địa chỉ email khác

Bạn có thể có nhiều tài khoản dựa trên Gmail hoặc nhiều địa chỉ trên cùng một tài khoản. Thiết lập tất cả các địa chỉ đó trong Gmail chính của bạn và làm cho nó giống như bạn đang gửi email từ một tài khoản hoàn toàn khác. Tìm đến mục Settings (Cài đặt) => Accounts and Import (Tài khoản và Nhập) => Send Mail As (Gửi Thư bằng địa chỉ), tại đây bạn có thể thêm nhiều địa chỉ email. Tính năng này thật hữu ích nếu bạn gửi nhiều thư trên một tài khoản nhưng lại muốn thư trả lời chuyển sang tài khoản khác.

8. Thay vì đánh dấu thư rác, hãy chặn người gửi

Gmail cho phép bạn chặn người gửi để tránh tình trạng bạn bị làm phiền bởi những thư rác. Trên máy tính để bàn hoặc thiết bị di động, hãy nhấp vào menu ba chấm bên cạnh nút mũi tên Reply (Trả lời) và chọn Block (Chặn) [Tên người dùng]. Như vậy, bất kỳ thư nào trong tương lai từ địa chỉ email đó sẽ được chuyển thẳng đến thư mục thư rác của bạn.

9. Hủy đăng ký nhận tin

Bạn nhận được nhiều bản tin và những email không mong muốn? Đừng lo, bạn hoàn toàn có thể hủy đăng ký nhận những email đó. Hầu hết chúng đều có liên kết Unsubscribe (Hủy đăng ký) ở cuối thư. Gmail (trên thiết bị điện thoại di động và máy tính) cũng đánh dấu liên kết Unsubscribe (Hủy đăng ký) ở đầu thư, ngay bên cạnh tên người gửi, nếu nó phát hiện ra có liên kết hủy đăng ký trong email.

Một cách đơn giản hơn là bạn có thể nhập Unsubscribe (Hủy đăng ký) vào phần tìm kiếm trong Gmail. Bạn sẽ nhận được danh sách tất cả các tin nhắn có từ đó. Như vậy, bạn gần như bạn có thể hủy đăng ký hàng loạt mà không cần dịch vụ của bên thứ ba.

10. Cách thu hồi email đã gửi trong Gmail

Bạn đang lo lắng vì nhỡ tay nhấn gửi một email chưa hoàn chỉnh và bối rối không biết làm thế nào để thu hồi lại email đã gửi đó. Hãy yên tâm vì Gmail đã tích hợp tính năng Undo Send (hoàn tác lại thư đã gửi). Tính năng này được bật theo mặc định và bạn không thể hủy kích hoạt nó. Tuy nhiên, bạn có thể điều chỉnh khoảng thời gian bạn có thể hủy gửi email. Nhấp vào biểu tượng bánh răng và chọn See all settings (Xem tất cả cài đặt) => General (Chung) => Undo Send (Hủy gửi) và nhấp vào menu thả xuống để chọn khoảng thời gian bạn muốn có thể hoàn tác một tin nhắn đã gửi (5, 10, 20 hoặc 30 giây). Sau đó cuộn xuống dưới cùng và Lưu thay đổi. Bất cứ khi nào bạn gửi tin nhắn, bạn sẽ thấy liên kết Hoàn tác hiện lên ở phía dưới bên trái của màn hình trên máy tính để bàn và phía dưới bên phải trên thiết bị di động.

Nếu bạn nhấp vào liên kết trước khi hết thời gian, tin nhắn của bạn sẽ không bị gửi đi. Bạn sẽ có thời gian để chỉnh sửa lại hoặc xóa hoàn toàn nội dung email đó. Bạn thậm chí có thể hoàn tác việc hủy bỏ để đưa tin nhắn đó trở về trạng thái bắt đầu.

11. Kéo tin nhắn hoặc nhãn dán

Thư mục và nhãn trong Gmail có điểm tương đồng nhưng thực chất chúng vẫn có những khác biệt cơ bản. Bởi vì giống nhau về mặt chức năng là để nhóm các tin nhắn có liên quan, cho nên chúng thường khiến người dùng bối rối và khó phân biệt khi sử dụng. Bạn có thể dễ dàng kéo một tin nhắn từ hộp thư đến vào một nhãn và lưu trữ nó cho các tìm kiếm trong tương lai. Bạn cũng có thể làm ngược lại bằng cách kéo nhãn từ thanh bên trái vào hộp thư đến.

12. Gửi và lưu trữ

Bạn có thể gắn nhãn thư trước khi gửi bằng cách nhấp vào More Options (Tùy chọn khác) ở phía dưới bên phải thanh menu của cửa sổ soạn thư. Sau đó, bạn có thể lưu trữ ngay lập tức khi thư được gửi đi. Để thiết lập, hãy đi tới See all settings (Xem tất cả chế độ cài đặt) => General (Chung) => Send & Archive (Gửi và Lưu trữ). Nếu thư trả lời bạn đang soạn đã có nhãn, bạn sẽ thấy một nút mới có tên Send+Archive (Gửi + Lưu trữ) (biểu tượng lưu trữ của Gmail – một hộp tệp có mũi tên chỉ xuống). Nhấp vào nút đó và toàn bộ nội dung thư sẽ được lưu trữ với nhãn dán trước đó.

13. Địa chỉ email bí danh

Gmail không xét dấu chấm trong địa chỉ email của bạn cho nên những email có địa chỉ như your.name@gmail.com hoặc y.o.u.r.n.a.m.e.@gmail.com đều đi đến chung một địa chỉ là yourname@gmail.com. Tính năng này có vẻ không hữu ích, nhưng thực chất bạn vẫn có thể áp dụng nó trong một số trường hợp. Đây là một mẹo tuyệt vời giúp bạn quản lý email cũng như biết được ai là người cung cấp địa chỉ email của bạn cho những người gửi thư rác.

Gmail cũng không xét bất kỳ thứ gì sau dấu cộng (+). Vì vậy, yourname+pcmag@gmail.com cũng sẽ chuyển đến yourname@gmail.com. Cách này cực kỳ tiện dụng để lọc thư, vì các bộ lọc của Gmail sẽ xét những ký tự sau dấu cộng. Do đó, nếu bạn đăng ký mọi bản tin bằng yourname+news@gmail.com, bạn chỉ cần lọc các tin nhắn được gửi đến địa chỉ đó, thay vì từng người gửi tin riêng lẻ. Tuy nhiên, nhiều dịch vụ không cho phép đăng ký bằng địa chỉ email có các ký tự tùy chọn như dấu cộng.

14. Tăng khả năng tìm kiếm

Cách nhanh nhất để thực hiện tìm kiếm trong Gmail chính là nhấp vào mũi tên chỉ xuống trong hộp tìm kiếm, khi đó hộp tùy chọn tìm kiếm sẽ được hiển thị. Gmail cũng hỗ trợ nhiều ký tự và lệnh đặc biệt để mở rộng khả năng tìm kiếm. Ví dụ, khi bạn nhập “in:trash” (trong:thùng rác) và “in:spam”(trong:thư rác), các thư thuộc mục trash và spam sẽ hiện ra. Hoặc bạn cũng có thể giới hạn tìm kiếm tại một hộp thư cụ thể, ví dụ như “in:inbox” (trong:hộp thư đến). Sử dụng “label:” (nhãn:) theo sau là tên nhãn hoặc thư mục để chỉ tìm kiếm thư mục đó. “Filename:” (tên file:) theo sau là tên tệp, bạn sẽ tìm thấy các tệp đính kèm cụ thể.

Sử dụng dấu gạch nối “-” để tìm kiếm tin nhắn chứa nội dung trước dấu gạch và bỏ qua tin nhắn có nội dung sau dấu gạch. Ví dụ, khi bạn gõ “bữa tối-phim”, bạn sẽ chỉ tìm thấy các tin nhắn có nội dung “bữa tối”, và Gmail sẽ bỏ qua bất kỳ tin nhắn nào có đề cập đến “phim”. Bạn cũng có thể sử dụng toán tử logic có tên là Boolean để tìm kiếm tất cả các chữ in hoa.

15. Phản hồi bằng mẫu tin nhắn soạn trước

Đối với các tin nhắn lặp đi lặp lại quá nhiều, bạn sẽ không cần phải mất công gõ lại. Thay vào đó, hãy sử dụng các template – mẫu tin nhắn phản hồi được soạn trước, được sử dụng cho các email lặp lại nhiều lần. Để sử dụng tính năng này, hãy truy cập vào phần See all settings (Xem tất cả cài đặt) => Advanced (Nâng cao) => Templates (Mẫu) => Enable (Bật). Cuộn xuống và ấn Save changes (Lưu thay đổi), Gmail sẽ tải lại trang và kích hoạt tính năng này. Sau đó, hãy tạo một email mới và nhập một câu trả lời soạn trước. Tại thanh menu của phần soạn thư, nhấp vào dấu chấm lửng ở góc dưới bên phải và chọn Template (Mẫu). Tại đây, bạn có thể lưu thư bạn vừa nhập làm mẫu cho các thư trong tương lai hoặc áp dụng một mẫu đã lưu vào cửa sổ hiện tại. Tuy nhiên, trong trường hợp này, có một tiện ích mở rộng khác giúp cho việc soạn trước tin nhắn trở nên dễ dàng hơn chính là Magical, nó không chỉ hoạt động trên Gmail mà còn trên nhiều nền tảng khác.

16. Trả lời thông minh – Soạn thư thông minh

Smart reply (Trả lời thông minh) bao gồm 3 phản hồi tự động mà Google cung cấp dựa trên nội dung email mà bạn nhận được. Khi bạn nhấn vào câu trả lời được cung cấp, nó sẽ được tự động thêm vào cửa sổ phản hồi email để bạn có thể gửi đi hoặc soạn thêm. Tính năng này có trên ứng dụng Gmail dành cho iOS và Android cũng như máy tính. Nếu bạn thấy những đề xuất này gây phiền nhiễu, bạn có thể tắt chúng bằng cách nhấn vào See all settings (Xem tất cả cài đặt) => General (Chung) => Smart reply (Trả lời thông minh) => Smart reply off (Tắt trả lời thông minh), sau đó cuộn xuống để lưu thay đổi.

Tương tự, Smart Compose (Soạn thư thông minh) sẽ đề xuất các từ hoặc cụm từ để sử dụng khi bạn nhập email. Ví dụ, nếu bạn nhập “Tôi hy vọng bạn”, bạn sẽ có thể thấy dề xuất “vẫn tốt” xuất hiện trong văn bản và có màu xám. Nếu đó đúng là nội dung bạn muốn, hãy nhấn phím tab và Gmail sẽ tự động chèn “vẫn tốt” vào thư của bạn. Nếu không, hãy tiếp tục nhập và gợi ý sẽ biến mất. Để tắt tính năng này, hãy đi tới See all settings (Xem tất cả cài đặt) => General (Chung) => Smart compose (Soạn thư thông minh) => Smart compose off (Tắt soạn thư thông minh), sau đó cuộn xuống để lưu thay đổi.

17. Đăng xuất từ xa

Bạn có thể truy cập Gmail từ nhiều thiết bị cùng một lúc và đôi khi bạn vô tình để chế độ duy trì trạng thái đăng nhập trên các thiết bị công cộng hoặc tệ hơn là bạn nghi ngờ ai đó đang truy cập tài khoản của mình (bật xác thực hai yếu tố để tránh điều đó). Trên màn hình, cuộn xuống cuối hộp thư đến, bạn sẽ thấy Last account activity (Hoạt động tài khoản gần đây nhất), theo sau là thời gian. Nhấp vào Details (Chi tiết) bên dưới để xem tất cả hoạt động của tài khoản. Nếu có điều gì bất thường, hãy thực hiện Google Security Checkup (Kiểm tra bảo mật của Google) và hủy kích hoạt các phiên đang mở trên các thiết bị khác.

18. Ẩn hoặc tạm ẩn email

Bạn có thể bỏ qua các chuỗi email không mong muốn bằng cách nhấp vào hộp phía trước email, nhấp vào biểu tượng dấu chấm lửng ở trên cùng và chọn Mute (ẩn), bạn cũng có thể nhấp chuột phải vào một email để xem menu và chọn Snooze (tạm ẩn). Email đó sẽ biến mất khỏi hộp thư đến, nhưng nó vẫn còn trong kho lưu trữ. Bạn sẽ không thấy lại bất kỳ thư nào trong hộp thư đến trừ khi bạn là người nhận trực tiếp hoặc bạn đang tìm kiếm nó.

Nếu bạn chỉ muốn ẩn cuộc thảo luận trong một khoảng thời gian nhất định, hãy nhấp chuột phải vào email và chọn Snooze (tạm ẩn), sau đó khung thời gian ẩn sẽ hiện ra cho bạn chọn. Thư sẽ biến mất khỏi hộp thư đến và quay lại sau khoảng thời gian bạn chỉ định.

19. Cách chọn tất cả email Gmail

Để chọn mọi thư có chung một nhãn trong Gmail, hãy nhấp vào hộp ở góc trên bên trái, tuy nhiên nó sẽ chỉ chọn các thư đến trên trang kết quả đầu tiên và giới hạn tối đa 100 mục. Nếu bạn muốn chọn mọi email dưới nhãn đó, hãy tick vào hộp. Khi đó, tất cả kết quả của trang đầu tiên sẽ hiện lên và bên cạnh dòng đó sẽ có thêm dòng Select all X conversations in [Label] (Chọn tất cả X cuộc trò chuyện trong [Nhãn]). Bạn chỉ cần nhấp vào đó là sẽ hiện lên tất cả các email.

20. Đính kèm

Gmail sẽ bật lên lời nhắc nếu thư của bạn bao gồm các cụm từ như “Tôi đã đính kèm” hoặc “Tôi đã gửi kèm theo” khi bạn nhấn gửi mà không đính kèm bất kỳ điều gì.

Bạn có thể kéo và thả tệp từ màn hình vào hộp soạn thư. Hình ảnh sẽ hiển thị trong thư trừ khi bạn kéo trực tiếp tệp vào thanh công cụ bên dưới. Mỗi email sẽ giới hạn 25MB tệp đính kèm. Nếu tệp của bạn quá lớn, tệp sẽ được chuyển đến Google Drive và người nhận sẽ nhận được một liên kết. Tuy nhiên, bạn có thể nhận các tệp đính kèm có tổng dung lượng lên đến 50MB.

Nếu bạn gửi một tệp có sẵn trong Google Drive, việc đính kèm không chỉ dễ dàng mà còn không bị tính vào giới hạn 25MB. Nhấp vào biểu tượng Insert Files Using Drive (Chèn tệp bằng cách sử dụng Drive) trong thanh công cụ của hộp soạn thư để chọn tệp đính kèm. Điều này cũng giúp bạn xác định các loại tệp mà Gmail chặn, ví dụ như tệp EXE.

21. Thiết lập một đại diện

Bạn có thể ủy quyền cho người khác để chia sẻ quyền kiểm soát tài khoản Gmail của mình bằng cách truy cập See all settings (Xem tất cả cài đặt) => Accounts and Import (Tài khoản và Nhập) => Grant access to your account (Cấp quyền truy cập vào tài khoản của bạn) => Add another account (Thêm tài khoản khác). Người mà bạn cấp quyền phải có địa chỉ email kết thúc bằng tên miền khớp với tên miền của bạn. Nếu bạn đi đến đường dẫn ở trên và tìm thấy một người được ủy quyền nhưng đó không phải người mà bạn đã ủy quyền, hãy thay đổi mật khẩu của bạn ngay lập tức, có thể tài khoản của bạn đã bị hack.

22. Xóa các tin nhắn có dung lượng lớn

Nếu bạn sắp sử dụng hết 15GB bộ nhớ miễn phí mà Google cung cấp và không muốn trả tiền để mua thêm, hãy xóa một số tin nhắn. Tìm kiếm “size: xm” trong đó x là một số, “m” là viết tắt của megabyte để tìm các thư có kích thước trên 10MB và có thể đó là cái mail chứa tệp đính kèm có dung lượng lớn. Hãy lưu chúng vào ổ cứng của bạn chứ không phải vào Google Drive để tiết kiệm dung lượng.

Diều Hâu