CC và BCC trong email khác nhau thế nào?

Cửa sổ soạn email chuẩn có trường To (gửi tới ai), trường From (Người gửi) và trường Subject (Chủ đề). Bạn cũng có thể thấy hai trường khác: CC và BCC. Hai trường này không phải là trường bắt buộc, tức là bạn có thể gửi email mà không cần điền và chúng thường có thể bị ẩn khỏi giao diện người dùng mặc định.

Các trường CC và BCC là các trường để nhập một email hoặc một số email. Khi bạn gửi mail, tất cả mọi người có trong các trường To, CC và BCC sẽ nhận được mail đó.

CC là viết tắt của Carbon Copy và BCC là viết tắt của Blind Carbon Copy. Nếu bạn không biết Corbon Copy có nghĩa là gì, thì nó là một thuật ngữ được đặt ra từ một di tích trong thế giới thực; giấy than. Giấy than là loại giấy, được phủ một lớp mực (sẽ làm bẩn tay bạn và mọi thứ khác mà nó tiếp xúc). Nó được chèn vào giữa hai tờ giấy. Bạn viết lên tờ giấy phía trên và nó sẽ tự động được sao chép vào tờ giấy bên dưới nhờ giấy than.

Điều quan trọng cần biết là CC và BCC không gửi các mail riêng biệt. Cùng một thông điệp, cùng một chủ đề, được gửi đến tất cả mọi người.

Sự khác biệt giữa CC và BCC

Những địa chỉ email được nhập vào trường CC sẽ hiển thị với những người khác mà thư được gửi đến. Nếu bạn CC ai đó trên email, những người nhận đã được thêm vào trường To sẽ có thể thấy mọi người được bao gồm trong trường CC.

Địa chỉ email được nhập vào trường BCC sẽ không hiển thị với bất kỳ ai. Danh sách này được ẩn đi. Nếu bạn muốn gửi email cho ai đó, nhưng cũng đưa người khác vào danh sách người nhận mà người khác không phát hiện ra, trường BCC là công cụ thực hiện việc này.

Không có luật nào về việc sử dụng CC và BCC. Tuy nhiên, có các quy tắc email mà bạn nên tuân theo khi sử dụng các trường này. Nếu không làm như vậy sẽ khiến bạn gặp chút ít rắc rối trong công việc.

Trường CC nên được sử dụng khi:

• Bạn muốn ai đó biết về điều gì đó nhưng không yêu cầu họ trả lời.
• Bạn cảm thấy mail là thứ mà người đó có thể cần biết vào một lúc nào đó.
• Người giám sát lẫn nhau
• Người giám sát / quản lý cho bạn và người khác, nếu bạn làm việc ở các phòng / bộ phận khác nhau. Điều này được sử dụng tốt nhất nếu người giám sát / người quản lý yêu cầu tài liệu về thời điểm công việc được phân công giữa các bộ phận.

Khi nào không sử dụng CC

• Để giữ một người giám sát trong vòng lặp khi không cần thiết.
• Để sử dụng tin nhắn làm tài liệu về công việc bạn đang làm.

Bạn không nên sử dụng CC một cách không cần thiết và đưa mọi người vào mail khi họ không cần đưa vào. Điều đó nói rằng, nếu bạn nghi ngờ rằng đồng nghiệp sẽ không theo dõi điều gì đó trừ khi có người giám sát trong tin nhắn, bạn cũng có thể thêm họ vào.

Bạn cũng nên sử dụng nó nếu người quản lý yêu cầu bằng chứng rằng bạn đang làm việc.

Sử dụng BCC về cơ bản có nghĩa là bạn đang ‘nói’ về ai đó. Sử dụng điều này một cách thận trọng. Không ai biết ai khác đã nhận được mail khi bạn thêm người vào trường BCC. Hãy coi đó là cách “bí mật ghi âm mail” hoặc cho phép ai đó theo dõi.

BCC nên được sử dụng một cách cẩn thận. Sẽ có lúc bạn cần sử dụng nó và hiển nhiên khi bạn cần làm như vậy.

Trường BCC được ẩn để không ai biết rằng bạn đã sử dụng nó. Trường CC không bị ẩn và việc sử dụng nó sẽ hiển nhiên. Người nhận sẽ biết liệu họ đã được thêm vào trường CC hoặc BCC hay chưa. Đảm bảo những người mà bạn BCC cuối cùng không sử dụng nút Reply All.

CC và BCC trong email khác nhau thế nào?