Hướng dẫn cách tích hợp Zoom và Microsoft Teams (2021)

Làm cách nào để tích hợp Zoom và Microsoft Teams?

Microsoft Teams là một ứng dụng thuộc bộ Microsoft 365, cung cấp tính năng nhắn tin, chia sẻ tệp và tổ chức các cuộc gọi video, hội nghị trực tuyến gói gọn trong một nền tảng.

Zoom cũng là một ứng dụng phổ biến hỗ trợ các cuộc gọi video, hội thảo trên web với chất lượng HD. Hiện nay, Zoom còn đang phát triển thêm tính năng nhắn tin và các kênh làm việc.

Có thể nói, cả 2 ứng dụng đều là những công cụ hỗ trợ công việc hiệu quả. Vì vậy, thật khó để đưa ra quyết định sẽ chọn cái nào làm nền tảng cộng tác chính?

Đừng lo, bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn các bạn cách tích hợp để sử dụng đồng thời cả Zoom và Microsoft Teams.

[toc]

1. So sánh Zoom và Microsoft

Cả Microsoft Teams và Zoom đều có những tính năng nổi bật và một số hạn chế. Thật khó để đưa ra câu trả lời cho câu hỏi ứng dụng nào tốt hơn vì nó còn phụ thuộc vào nhu cầu làm việc của mỗi doanh nghiệp và cá nhân.

Zoom cung cấp những tính năng hỗ trợ công việc và khả năng tiếp cận người dùng hiệu quả. Người dùng có thể chọn chế độ xem diễn giả (chỉ hiển thị người nói) hoặc thư viện (hiển thị tất cả mọi người) trong các cuộc họp video. Ngoài ra nó còn có khả năng khử nhiễu, làm giảm tiếng ồn, giúp mọi người không bị phân tâm trong các cuộc họp.

Microsoft Teams gần đây đã bắt kịp Zoom khi phát triển thêm tính năng hiển thị video của tất cả người tham gia cuộc họp cùng một lúc. Microsoft cũng có tính năng Together Mode. Tính năng này kết nối mọi người vào trong một không gian ảo để có trải nghiệm cộng tác độc đáo. Microsoft cũng cung cấp các API để hỗ trợ tính năng ghi âm cuộc gọi và trung tâm liên lạc.

Dưới đây là bảng so sánh chi tiết sự khác biệt của Zoom và Microsoft Teams:

Tính năng	Microsoft Teams	Zoom
Cuộc gọi thoại	Cuộc gọi nội bộ và bên ngoài thông qua Microsoft Business Phone và bộ định tuyến trực tiếp	Cuộc gọi nội bộ và bên ngoài thông qua Zoom Phone
Tích hợp PSTN (mạng điện thoại chuyển mạch công cộng)		Những quốc gia hiện tại không nằm trong nhóm cung cấp mạng điện thoại chuyển tiếp công cộng (PSTN) gốc có thể sử dụng mô hình Bring your Own Carrier (Sử dụng Nhà Cung cấp Dịch vụ của riêng bạn) để chuyển sang Zoom Phone
Cuộc họp video	Cuộc gọi 1-1 và cuộc gọi nhiều thành viên Có hỗ trợ nền ảo	Cuộc gọi 1-1 và cuộc gọi nhiều thành viên Có hỗ trợ nền ảo
Tham gia phòng họp thông minh
Kênh trò chuyện	Tìm kiếm các kênh trò chuyện với chuỗi tin nhắn Trò chuyện 1-1 Nhắn tin nhóm	Zoom Chat với tính năng nhắn tin 1-1 và nhắn tin nhóm Chuỗi tin nhắn Không thể tìm kiếm các kênh trò chuyện
Thư viện tài liệu	Có sẵn thông qua tích hợp Microsoft 365 và các ứng dụng của bên thứ ba	Chỉ khả dụng với các ứng dụng và tích hợp của bên thứ ba
Chia sẻ file và màn hình	Bao gồm file âm thanh, video và quay lại màn hình	Bao gồm file âm thanh, video và quay lại màn hình
Breakout rooms (chia phòng)	Có trong lộ trình của một phiên bản cập nhật trong tương lai	Hỗ trợ lên đến 50 phòng họp nhỏ
Khả năng tương tác với các ứng dụng khác	Zoom Chat, Cisco Webex Teams và Slack	Microsoft Teams, Slack và Cisco Webex Teams
Tính năng nổi bật	Dịch nội dung trong 1 dòng, đánh dấu trang và lệnh slash, trình đọc nhập vai của Microsoft, Wikis company	Tích hợp với các công cụ hàng đầu bao gồm các tính năng của ứng dụng Microsoft 365
Hội thảo trên web và phát sóng trực tiếp	Phát sóng trực tiếp cho các hội thảo, sự kiện	Hội thảo trực tiếp và các cuộc họp có quy mô lớn
Bảo vệ quyền riêng tư	EU-US, Swiss-US	EU-US
FedRAMP Moderate
Nhắn tin
Kênh tin nhắn
Chia sẻ tệp	100GB/tệp Có sẵn tính năng chia sẻ màn hình	512MB/tệp Có sẵn tính năng chia sẻ màn hình

Xem thêm: Những điều không phải ai cũng biết về Zoom Chat

2. Cách kết nối Microsoft Teams và Zoom

Zoom có các trình kết nối riêng cho Slack, Cisco và thậm chí cả Microsoft Teams. Bạn có thể tìm thấy tích hợp Zoom cho Microsoft Teams tại app store.

Giải pháp này cho phép người dùng bắt đầu hoặc tham gia các cuộc họp đã lên lịch thông qua các lệnh bot hoặc một tab. Tab là một công cụ năng suất của Microsoft Teams UI (giao diện người dùng).

Bạn sẽ cần:

• Tài khoản Microsoft Teams
• Tài khoản Zoom
• Quyền điều khiển của quản trị viên trong Zoom

Tiếp theo, hãy đăng nhập vào tài khoản Microsoft Teams của bạn và nhấp vào Install on the Zoom integration. Sau đó, chọn Authorize.

3. Cách liên kết Zoom với Microsoft Teams

Sau khi cài đặt ứng dụng Zoom trong Microsoft Teams, bạn có thể thêm bot meeting vào Microsoft Teams. Nhấp vào mũi tên chỉ xuống bên cạnh Add và nhấp vào Add to a Team.

Từ đó, bạn có thể tìm kiếm và chọn kênh hoặc nhóm bạn muốn sử dụng tích hợp Zoom và nhấp vào Set up a bot để cài đặt Zoom Bot và Tab Zoom cho Microsoft Teams.

Cài đặt tích hợp cho tất cả người dùng cùng một lúc?

Để làm điều này, bạn sẽ cần sử dụng API MS Graph (nền tảng dành cho nhà phát triển của Microsoft giúp kết nối nhiều dịch vụ và thiết bị).

4. Sử dụng tính năng tích hợp của Zoom và Microsoft Teams

Khi bạn sử dụng Microsoft Teams lần đầu tiên sau khi cài đặt Zoom, hãy đăng nhập vào cả hai tài khoản.

Khi đã ở trong Microsoft Teams, hãy nhấp vào biểu tượng Zoom và nhấp vào My Meetings => Sign in để truy cập Zoom và bắt đầu sử dụng tích hợp.

Với tab Zoom Meetings trên Microsoft Teams, bạn có thể lên lịch cuộc họp với bất kỳ thành viên cũng sử dụng Zoom trong nhóm của bạn.

Để bắt đầu cuộc họp, hãy bấm vào biểu tượng Zoom Meetings => My Meetings => Start a Meeting.

Một tab mới sẽ xuất hiện cho phép bạn tìm kiếm những người bạn muốn thêm vào cuộc họp của mình. Sau khi chọn, nhấn nút Start.

Những người tham gia cuộc họp của bạn sẽ nhận được thông báo cho biết rằng bạn đã yêu cầu bắt đầu một cuộc họp Zoom.

Bạn cũng có thể nhấp vào Schedule a Meeting để sắp xếp một cuộc trò chuyện sau đó. Thao tác này sẽ hiển thị một cửa sổ yêu cầu bạn nhập chủ đề cuộc họp, người bạn muốn thêm vào cuộc họp và thời gian bắt đầu hoặc kết thúc cuộc họp. Bạn cũng có thể thêm mật khẩu vào cuộc họp nếu bạn muốn bảo mật thông tin.

Sau khi bạn lên lịch cuộc họp của mình, cuộc họp sẽ xuất hiện trên Microsoft Exchange Calendar của bạn.

5. Zoom Meeting Bot

Khi bạn thêm tích hợp Zoom vào Microsoft Teams, bạn sẽ nhận được Zoom Meeting Tab và Zoom Meeting Bot.

Zoom Meeting Tab phù hợp để khởi chạy và lên lịch các cuộc họp. Nó cũng cung cấp cho bạn tùy chọn chia sẻ màn hình ngay lập tức.

Zoom Meeting Bot cung cấp khả năng truy cập dễ dàng vào chức năng Zoom với lệnh @Zoom.

Sau khi bạn đã cài đặt Zoom Bot, hãy nhập @Zoom vào trường nhắn tin của Teams để nhận danh sách tất cả các lệnh có sẵn

Bắt đầu cuộc họp với một chủ đề cụ thể: Nhập @Zoom, chọn Zoom Meeting và nhập Start. Hãy nhớ đặt tên cho phiên họp của bạn.

Tham gia cuộc họp: Nhập @Zoom và chọn Zoom Meeting Bot, sau đó nhập Join. Bạn sẽ cần ID cuộc họp của cuộc họp mà bạn muốn tham gia.

6. Zoom và Microsoft Teams có thể hoạt động đồng thời hay không?

Với kết nối Microsoft Teams và Zoom, người dùng có thể sử dụng tích hợp Zoom trong app store của Microsoft Teams hoặc Zoom Meeting Bot, Zoom Meeting Tab để bắt đầu một cuộc gọi.

Bạn cũng có thể tham gia các cuộc họp Microsoft Teams từ Zoom room. Để tham gia cuộc họp Microsoft Teams từ Zoom room, hãy đăng nhập vào cổng web của Zoom. Nhấp vào Room Management => Zoom Rooms => Account Settings => Meeting tab.

Bật tùy chọn quay số hội nghị của bên thứ ba
Trên tab Meeting Settings, hãy đảm bảo tính năng quay số hội nghị của bên thứ ba đã được bật.

Sau khi cài đặt được bật cho Zoom room của bạn, hãy gửi lời mời vào phòng. Lời mời phải bao gồm địa chỉ SIP và ID cuộc họp Microsoft Teams.

Người dùng cũng có thể lên lịch các cuộc trò chuyện trên Zoom qua Microsoft Teams.

Kết nối Zoom room với Microsoft Teams

Nếu bạn sử dụng Zoom để tổ chức các cuộc họp video nhưng lại yêu cầu các nhân viên làm việc tại nhà phải sử dụng Microsoft Teams, bạn sẽ cần một phương pháp kết nối cả hai với nhau.

Bạn có thể kết nối Zoom với các phòng họp ảo của Teams bằng OneMeeting. OneMeeting sử dụng dịch vụ tương tác video của Pexip để kết nối phòng họp của bạn với Microsoft Teams tại nhà.

Điều này có nghĩa là mọi người đều có thể tham gia cùng một cuộc họp từ Zoom hoặc Microsoft Teams với một giao diện và bộ quản lý giống nhau

Tham gia cuộc họp Zoom từ Microsoft Teams room

Hiện tại, bạn chưa thể tham gia cuộc họp Zoom từ Microsoft Teams room. Tuy nhiên, tính năng này sẽ sớm ra mắt.

Diều Hâu