Hướng dẫn cách chia sẻ tài liệu trong Google Docs cho người khác

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng tất cả các tùy chọn chia sẻ để chia sẻ tài liệu trong Google Docs với bạn bè hoặc đồng nghiệp để họ có thể xem hoặc chỉnh sửa chúng. Hiện nay một số trường học đăng ký Google Apps for Education để cung cấp nhiều quyền kiểm soát hơn đối với các giáo viên và học sinh truy cập vào Google Documents của họ. Tuy nhiên, bài viết này chỉ đề cập đến các tính năng có trong phiên bản Google Drive miễn phí thông thường dành cho người dùng cá nhân.

Xem thêm: 5 tiện ích bổ sung tốt nhất cho Google Docs

[toc]

Đăng ký tài khoản Google Drive miễn phí cho Google Docs

Đăng ký tài khoản Google Drive miễn phí bằng địa chỉ Google email hiện tại của bạn hoặc tạo tài khoản mới. Nếu muốn duy trì một số quyền riêng tư khi sử dụng Google Documents trong lớp học hoặc một nhóm làm việc, bạn nên tạo một tài khoản chỉ hiển thị tên hoặc bút danh của bạn và thông báo cho những người trong nhóm biết rằng bạn đang sử dụng tài khoản đó, tuân theo các nguyên tắc được mô tả trong “Bài viết công khai và quyền riêng tư của học sinh ”. Bạn chỉ cần chọn nút New để soạn một văn bản mới trong Google Docs.

Phản hồi: Thêm Nhận xét hoặc Đề xuất vào tài liệu Google Docs được chia sẻ

Có 2 cách để bạn thêm phản hồi, khi có người nào đó chia sẻ Google Docs và cho phép bạn nhận xét:

• Chọn bất kỳ một văn bản và tới tùy chọn Insert > Comment tại thanh công cụ trên cùng của màn hình (hoặc sử dụng biểu tượng nhận xét),
• Trong mục Đề xuất, nhập trực tiếp vào văn bản, sau đó văn bản này sẽ xuất hiện với màu mới

Đối với cả hai cách trên, chủ sở hữu GDoc có thể chấp nhận, từ chối hoặc phản hồi các nhận xét và đề xuất của bạn. Muốn chủ sở hữu GDoc tin tưởng vào nhận xét và đề xuất của bạn, phải đảm bảo rằng bạn đã đăng nhập vào tài khoản của mình khi nhập những nhận xét hoặc đề xuất đó, nếu không chúng sẽ xuất hiện ẩn danh.

Xem thêm: 6 cách khắc phục sự cố Google Docs thường gặp

Chia sẻ: Cho phép người khác xem, nhận xét hoặc chỉnh sửa GDoc

Google Docs luôn mặc định được đặt ở chế độ “Private”. Bạn phải thay đổi cài đặt Chia sẻ để cho phép người khác xem, nhận xét hoặc chỉnh sửa.

1. Lời mời cá nhân

Để mời từng người trong nhóm vào Google Docs của bạn, hãy nhấn vào nút Share, thêm tên người dùng và chỉ định cho họ các quyền để họ có thể xem, nhận xét hoặc chỉnh sửa.

2. Advanced: Change > Anyone with the Link > Can View/Comment/Edit

Để chia sẻ Google Docs một cách nâng cao hơn, bạn nên sử dụng cài đặt Chia sẻ nâng cao (Advanced Share settings). Ví dụ: sinh viên trong các lớp học nên làm theo các bước sau để cùng nhau thực hiện chỉnh sửa các bài tập:

• Trước tiên nhấn vào nút Share
• Chọn Advanced link
• Tiếp theo chọn Change link
• Chọn Anyone with the link
• Cuối cùng là nhấn chọn Can Comment

Kiểm tra cài đặt chia sẻ: Thử trên một trình duyệt khác

Bạn rất muốn biết liệu đã đặt chính xác cài đặt chia sẻ thành “Bất kỳ ai có liên kết đều có thể nhận xét” hay chưa? Hãy mở một trình duyệt web khác KHÔNG đăng nhập vào tài khoản Google Drive cá nhân của bạn.

Ví dụ: Bạn luôn đăng nhập vào tài khoản Google Drive trên trình duyệt Chrome, nhưng không bao giờ đăng nhập trên trình duyệt Firefox. Dán link Google Docs được chia sẻ vào trình duyệt thứ hai, nếu tài liệu của bạn xuất hiện và chấp nhận nhận xét (hoặc nút “ Suggesting” màu xanh lục xuất hiện). Vậy là bạn đã chia sẻ tài liệu một cách chính xác.

Link: Sao chép và dán địa chỉ GDoc của bạn để người khác tìm

Chia sẻ địa chỉ web của Google Docs của bạn để những người khác tìm thấy. Ví dụ: Các bạn sinh viên có thể cùng nhau làm và chỉnh sửa các bài tập theo các bước sau:

• Sao chép địa chỉ web vào Google Docs được chia sẻ (xem các bước Chia sẻ nâng cao)
• Truy cập trang GDoc Organizer mà người hướng dẫn đã thiết lập cho lớp học
• Chọn tên của mỗi sinh viên trên trang Organizer (hoặc nhập tên, sau đó chọn tên đó)
• Nhấn vào nút Link
• Dán Link tới GDoc của mỗi sinh viên lên trên tên của họ

Người hướng dẫn có thể chọn để hạn chế quyền truy cập vào trang Organizer đối với các cá nhân cụ thể, chẳng hạn như các thành viên trong lớp. Ngoài ra, bạn cũng có thể chia sẻ link tới Google Docs của mình qua email, các trang web và mạng xã hội.

Rút gọn: Đơn giản hóa địa chỉ GDoc dài với Link Shorteners

Địa chỉ web của Google Docs rất dài. Bạn có thể tạo một link tùy chỉnh dễ nhớ để chia sẻ với những người khác, bằng cách đăng ký một trong những link shorteners miễn phí, chẳng hạn như http://bit.ly hoặc http://TinyURL.com.

Chuyển đổi: Tải file lên định dạng Google Docs

Nếu soạn tài liệu bằng một chương trình soạn thảo văn bản khác (chẳng hạn như MS Word hoặc LibreOffice), bạn có thể tải lên và chuyển đổi các tài liệu đó để chia sẻ với những người khác trong Google Documents. Bạn chỉ cần nhấn vào cài đặt Google Drive (biểu tượng bánh răng) và chọn hộp “Convert Uploads” để đổi tài liệu sang định dạng Google Docs.

Tải xuống: Lưu GDocs ở các định dạng khác

Để xuất Google Docs ở định dạng khác, hãy chọn File > Download As để chọn các tùy chọn của bạn, chẳng hạn như Microsoft Word (.docx) và các tùy chọn khác. Nếu Google Docs của bạn có nhận xét từ những người khác, hầu hết các văn bản đó sẽ xuất hiện trong bản xuất MS Word ở định dạng “Track Changes (Theo dõi thay đổi)”.

Diều Hâu