Hướng dẫn cách thêm chữ ký điện tử vào tài liệu trong Google Documents

Bạn đã biết thêm chữ ký điện tử vào tài liệu Google Docs?

Google Docs là một trình xử lý văn bản hoàn hảo giúp bạn dễ dàng cộng tác trong công việc với bạn học hoặc đồng nghiệp. Bạn thậm chí có thể sử dụng Google Docs để ký các tài liệu.

Thật dễ dàng để tạo chữ ký điện tử trên Google Docs mà không cần thoát khỏi ứng dụng. Chữ ký điện tử ít bị giả mạo, tạo ra một hợp đồng pháp lý ràng buộc và có hiệu lực, được sử dụng phổ biến trong thế giới công nghiệp hóa và nó an toàn hơn chữ ký truyền thống. Chỉ trong vòng 5 phút bạn đã có thể thêm chữ ký điện tử vào hợp đồng, thư chào hàng hoặc các văn bản trên Google Doc.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách thêm chữ ký điện tử trong Google Doc nhanh chóng chỉ trong vài bước đơn giản.

[toc]

Thêm chữ ký điện tử vào Google Docs trong vòng 5 phút

a. Hướng dẫn chi tiết cách tạo chữ ký điện tử lên tài liệu trong Google Documents

• Trước tiên, bạn phải cài đặt tiện ích bổ sung DocuSign.
• Tiếp theo, tạo hoặc mở Google Docs. Di chuyển tới mục “Add-on” và nhấn vào tùy chọn “Get add-ons” để mở G Suite Marketplace.

• Sử dụng thanh tìm G Suite Marketplace và nhập DocuSign.
• Nhấn vào biểu tượng dấu cộng biểu thị cho Google Doc hoặc Google Drive và xác nhận cài đặt miễn phí.

Khi DocuSign đã được tải thành công, trong mục Add-ons trên Google Doc bạn sẽ thấy một tùy chọn mới trong drop-down menu được gọi là “DocuSign eSignature”. Nhấn vào tùy chọn đó và chọn “Sign with DocuSign.”

Nếu lần đầu bạn sử dụng, DocuSign sẽ yêu cầu quyền khởi chạy. Bạn chỉ cần nhấn vào Continue ở lời nhắc “The add-on DocuSign eSignature needs your permission to run in this document” để khởi chạy tiện ích DocuSign.

Nếu DocuSign yêu cầu quyền quản lý các tài liệu trong Google Drive, hãy nhấn vào tài khoản của bạn. Sau khi hoàn tất, bạn có thể sử dụng tiện ích bổ sung DocuSign dành cho Google Docs để chữ ký trên tài liệu.

b. Các bước để tạo chữ ký điện tử trên tài liệu trong Google Documents

• Từ tài khoản Google Drive, tạo Google Doc mới (hoặc tìm và chọn tài liệu muốn thêm chữ ký).
• Từ tài liệu đang mở, nhấn vào mục Add-ons trên thanh menu.
• Nhấn vào DocuSign Electronic Signature for Docs, sau đó chọn Sign with DocuSign.

Khi trang đăng nhập DocuSign xuất hiện. Nếu chưa có tài khoản DocuSign, bạn có thể đăng ký một tài khoản miễn phí bằng cách nhấn vào liên kết đăng ký tài khoản DocuSign.

• Tiếp theo, nhấn vào LOG IN, nhập tên người dùng và mật khẩu DocuSign của bạn.
• Landing page xuất hiện để bạn sẵn sàng ký

Lưu ý: Nếu đang tạo một tài liệu mới, bạn phải hoàn tất việc chỉnh sửa trước khi ký tên.

Nếu bạn chưa hoàn thành tài liệu, hãy nhấn vào mục Finish Editing để quay lại tài liệu đó.

• Nhấn vào START.

DocuSign landing page sẽ xuất hiện để bạn chọn người ký vào tài liệu.

• Sau đó, nhấn vào tùy chọn Only me.

Một bản sao chỉ đọc của tài liệu sẽ mở ra sẵn sàng để bạn thêm các file dữ liệu khác.

• Kéo và thả chữ ký hoặc bất kỳ file dữ liệu nào khác mà bạn muốn sử dụng vào tài liệu.
• Khi ký xong, hãy nhấn vào Finish.

Sau khi kết thúc các bước tạo chữ ký và trong vòng vài phút tài liệu đã hoàn thành sẽ được thêm vào tài khoản Drive của bạn trong một thư mục có tên DocuSign – Completed, được tạo tự động vào lần đầu tiên bạn ký hoặc gửi tài liệu Google để làm chữ ký.

Trên trang Signing Completed, bạn có thể đóng tab trình duyệt, nhấn vào các nút ở bước tiếp theo để quay lại Docs, gửi bản sao tài liệu qua email, xem chi tiết tài liệu hoặc tải tài liệu xuống ổ cứng của bạn.

Xem thêm: [Infographic] 24 thủ thuật Google Docs cực kỳ hữu ích có thể bạn chưa biết

Diều Hâu