Cách tạo bảng khảo sát trong Excel, Word, Google, Facebook và SurveyMonkey “dễ như ăn bánh”
Bảng khảo sát là một trong những biện pháp hiệu quả để thu thập thông tin, ý kiến, phản hồi của mọi người về một vấn đề nào đó. Tuy nhiên, k...
Bảng khảo sát là một trong những biện pháp hiệu quả để thu thập thông tin, ý kiến, phản hồi của mọi người về một vấn đề nào đó. Tuy nhiên, không phải bảng khảo sát nào cũng đơn giản, dễ hiểu và đôi khi còn khiến người dùng cảm thấy mệt mỏi khi phải điền hết các thông tin trong đó. Để tạo ra những trải nghiệm khách hàng tốt nhất, người tạo phải khiến người dùng hài lòng khi thực hiện, hoàn thành và gửi đi bảng khảo sát.
Vậy cách tạo bảng khảo sát để người dùng có thể cung cấp cho bạn những phản hồi có giá trị? Dưới đây là một số mẹo sẽ giúp bạn phát triển các cuộc khảo sát hiệu quả dựa trên các công cụ như Excel, Word, Google, Facebook và SurveyMonkey.
[toc]Cách tạo bảng khảo sát
- Chọn nền tảng phù hợp để tạo bảng khảo sát.
- Tạo cuộc khảo sát càng ngắn gọn càng tốt.
- Không nên hỏi những câu hỏi “có” hoặc “không”
- Sắp xếp các tùy chọn câu trả lời một cách ngẫu nhiên.
- Sử dụng những câu hỏi mang tính trung lập.
- Biên soạn dạng câu hỏi ma trận một cách thận trọng.
- Tùy chỉnh câu hỏi và câu trả lời phù hợp với từng đối tượng.
- Sử dụng dạng câu hỏi Red Herring để loại bỏ những người tham gia khảo sát thiếu trung thực
1. Chọn nền tảng phù hợp để tạo bảng khảo sát
Để tạo một cuộc khảo sát phù hợp với từng đối tượng, việc đầu tiên là phải chọn được nền tảng phù hợp. Ví dụ, nếu bạn đang muốn khảo sát người dùng Facebook, thì cuộc khảo sát của bạn phải được thực hiện trên Facebook. Hoặc nếu bạn muốn gửi một bảng khảo sát cho khách hàng thông qua email, bạn nên thực hiện cuộc khảo sát đó bằng Google Form.
Ngoài ra, hãy nghĩ về cách bạn sẽ sử dụng dữ liệu như thế nào. Nếu bạn muốn thu thập nhiều dữ liệu và muốn chia nhỏ để phân tích, bạn nên tạo bảng khảo sát bằng Microsoft Forms để có thể tải xuống kết quả dưới dạng bảng tính.
2. Tạo cuộc khảo sát càng ngắn gọn càng tốt
Khi điền thông tin, câu hỏi cho bảng khảo sát, hãy chỉ tập trung vào những chi tiết thực sự quan trọng, ví dụ như dữ liệu để lập luận, khởi chạy chiến dịch hoặc thay đổi sản phẩm. Những câu hỏi không liên quan sẽ làm giảm hiệu quả của các cuộc khảo sát và làm phân tán sự tập trung của người dùng. Hãy nhớ rằng những người trả lời khảo sát không thực sự quan tâm đến bạn hoặc công ty của bạn, cái họ quan tâm đến là việc họ có thể hoàn thành khảo sát nhanh như thế nào.
Bạn nên biết rằng tỷ lệ bỏ dở giữa chừng khi làm các cuộc khảo sát dài thường khá cao. Vậy một bảng khảo sát dài và chi tiết với 15 câu hỏi hay một bảng khảo sát ngắn gọn với 200 câu hỏi sẽ là lựa chọn hoàn hảo. Câu trả lời chắc chắn là lựa chọn thứ 2.
Nếu bảng khảo sát của bạn dài, hãy hướng dẫn người trả lời qua các phần bằng cách hỏi đúng trọng tâm vấn đề. Bạn cũng có thể cung cấp cho họ những gợi ý khi họ gần hoàn thành. Hãy hiển thị cho họ thanh tiến trình để họ biết còn lại bao nhiêu phần trăm trong bảng khảo sát. Và nên nhớ luôn cảm ơn họ vì đã dành thời gian để đưa ra phản hồi.
3. Không nên hỏi những câu hỏi đáp án là “có” hoặc “không”
Do tâm lý, người làm khảo sát thường có xu hướng trả lời Có khi được hỏi câu hỏi “có” hoặc “không” (trừ khi bạn hỏi họ có làm sai điều gì không).
Thay vì hỏi trực tiếp, hãy cố gắng soạn những câu hỏi để họ đưa ra những câu trả lời chi tiết hơn. Ví dụ, cung cấp cho họ một danh sách các tùy chọn và hỏi xem họ có sử dụng hoặc biết bất kỳ mục nào được liệt kê hay không. Chỉ cho phép người trả lời tiếp tục nếu họ chọn các mục bạn quan tâm. Như vậy, bạn sẽ có thể chắc chắn rằng những người tiếp tục trả lời sẽ đưa ra những phản hồi trung thực cho câu hỏi của bạn.
Bạn không nên biên soạn câu hỏi như ví dụ sau:
Hãy tinh chỉnh chúng một chút:
4. Sắp xếp các tùy chọn câu trả lời một cách ngẫu nhiên
Ngoài ra, vì tâm lý muốn hoàn thành nhanh cuộc khảo sát, mọi người thường nhấp vào tùy chọn trả lời đầu tiên. Điều này cũng tương tự đối với câu trả lời có dạng “Chọn tất cả những đáp án trên” ở cuối cùng. Việc sắp xếp ngẫu nhiên các tùy chọn trả lời có thể giúp bạn tránh được những tình trạng trên.
Hầu hết các công cụ khảo sát sẽ cho phép bạn cố định các tùy chọn như “Không có câu trả lời” hoặc “Không có đáp án phù hợp” ở cuối danh sách và loại trừ chúng khỏi sự sắp xếp ngẫu nhiên.
Dưới đây là 2 ví dụ để bạn thấy rõ được sự khác biệt:
5. Sử dụng những câu hỏi mang tính trung lập
Đặt câu hỏi với câu trả lời có sẵn khi hỏi ý kiến của khách hàng có thể khiến người trả lời cảm thấy bị bó buộc bởi những câu trả lời nhất định đó, và sẽ ảnh hưởng đến phản hồi chân thực của khách hàng.
Ví dụ:
Thay vào đó hãy hỏi:
Nếu bạn muốn biết cụ thể họ thích gì, bạn có thể hỏi thêm họ về lý do tại sao họ yêu thích nó. Tất nhiên, bạn cũng có thể làm tương tự với những người chấm điểm thấp hơn. Điều này cung cấp cho bạn nhiều dữ liệu hữu ích, chính xác những gì mọi người yêu thích về sản phẩm của bạn, từ đó bạn sẽ biết mình cần phải làm gì tiếp theo để củng cố và phát triển sản phẩm.
6. Biên soạn dạng câu hỏi ma trận một cách thận trọng
Dạng câu hỏi ma trận khá là phức tạp, vì vậy chỉ sử dụng chúng cho những câu hỏi quan trọng.
Ngoài ra, mỗi ma trận không được có nhiều hơn 7 tùy chọn hàng hoặc tiêu đề để giúp người nhận khảo sát không bị choáng ngợp về mặt thị giác.
Dưới đây là một ví dụ về bảng câu hỏi ma trận mà bạn có thể quản lý:
7. Tùy chỉnh câu hỏi và câu trả lời phù hợp với từng đối tượng
Đối tượng tham gia khảo sát sẽ ở những độ tuổi, trình độ học vấn, độ hiểu biết khác nhau, họ có thể biết rõ về sản phẩm của bạn hoặc không, nhưng có điểm chung là họ sử dụng dịch vụ, sản phẩm của bạn.Vì vậy, hãy chắc chắn rằng bạn cung cấp thêm các tùy chọn nếu họ không biết câu trả lời.
Ví dụ, câu hỏi này giới hạn người trả lời chỉ với 2 tùy chọn:
Trong ví dụ sau, câu hỏi đã bao gồm nhiều tùy chọn hơn mà người trả lời có thể dễ dàng lựa chọn:
8. Sử dụng dạng câu hỏi Red Herring để loại bỏ những người tham gia khảo sát thiếu trung thực
Câu hỏi Red Herring là những câu hỏi chứa đáp án không liên quan đến chủ đề, gây mất tập trung. Bạn nên sử dụng dạng câu hỏi này để kiểm tra chất lượng của phiếu khảo sát. Điều này sẽ giúp bạn xác thực được những thông tin người tham gia trả lời có chính xác, trung thực hay không.
Tuy nhiên, không phải lúc nào bạn cũng nên hủy kết quả của những phiếu khảo sát chứa câu hỏi dạng Red Herring. Ví dụ, chỉ loại bỏ phiếu khảo sát nếu người dùng có 5 trên 10 đáp án là “Không biết” cho các câu hỏi dạng này.
Như vậy, bạn đã nắm được những yếu tố tạo nên một bảng khảo sát hiệu quả, đã đến lúc bạn học cách bắt đầu tạo một cuộc khảo sát trên các nền tảng Microsoft Excel, Microsoft Word, Google Forms, Facebook hoặc SurveyMonkey.
Cách tạo bảng khảo sát trong Microsoft Forms
- Đăng nhập vào Microsoft Office 365. Bạn có thể đăng nhập trên OneDrive hoặc sử dụng phiên bản miễn phí.
- Chọn Forms từ menu chính ở góc trên cùng bên trái của OneDrive. Chọn Forms survey để bắt đầu tạo bảng khảo sát
- Đặt cho phiếu khảo sát một tiêu đề và mô tả giúp người nhận biết được nội dung của phiếu khảo sát là gì. Sau đó, nhấp Add question
- Chọn loại câu trả lời cho các câu hỏi. Các tùy chọn bao gồm trắc nghiệm, văn bản, xếp hạng,..
- Điền vào các câu hỏi và lặp lại quá trình này cho đến khi hoàn tất. Đảm bảo bạn chuyển đổi nút Multiple answers hoặc Required, nếu có.
- Gửi cho người nhận bằng nút Send ở góc trên bên phải. Bạn có thể gửi biêu mẫu qua email, link liên kết trực tiếp đến phiếu khảo sát hoặc nhúng khảo sát trên website.
Cách tạo phiếu khảo sát trong Microsoft Word
- Bắt đầu với một tài liệu trống hoặc tìm kiếm Form trong thư viện mẫu. Chọn mẫu đáp ứng tốt nhất nhu cầu của bạn và nhấp vào Create.
- Tìm kiếm tab Developer.
Tìm tab Developer trên PC bằng cách nhấp vào File => Options => Customize Ribbon => Main Tabs => Developer => OK.
Tìm tab Developer trên Mac bằng cách nhấp vào Word => Preferences => Authoring and Proofing Tools => View => Show developer tab.
- Thêm nội dung vào phiếu khảo sát, sau đó chọn loại kiểm soát cho các câu trả lời khảo sát.
Ví dụ: nếu bạn muốn người trả lời nhập câu trả lời, hãy chọn Text Box hoặc nếu bạn muốn người trả lời chọn từ một nhóm câu trả lời, hãy chọn Combo Box. (Điều khiển sẽ xuất hiện dưới dạng hộp màu xám trong Word.)
- Nhập văn bản hướng dẫn hoặc tùy chọn menu thả xuống. Cách này sẽ cho phép người trả lời lựa chọn giữa một loạt các tùy chọn trả lời.
- Nhấp vào tab Review => Protect => Protect Document. Cách này sẽ giúp tránh tình trạng người nhận chỉnh sửa câu hỏi trong khi cho phép họ điền vào câu trả lời.
- Chia sẻ biểu mẫu của bạn với người nhận. Người nhận có thể điền vào máy tính và in ra, hoặc in ra rồi điền bằng tay.
Cách tạo phiếu khảo sát bằng Google Survey
- Mở menu tài khoản Gmail của bạn và chọn Forms. Bạn có thể nhấp vào More để thấy các tùy chọn.
- Chọn một biểu mẫu trống hoặc sử dụng template có sẵn trong thư viện. Các tùy chọn bao gồm biểu mẫu phản hồi sự kiện, biểu mẫu các yêu cầu công việc, …
- Đặt tên cho phiếu khảo sát và thêm mô tả. Đảm bảo tên phiếu khảo sát của bạn rõ ràng và viết đúng chính tả, vì đây sẽ tiêu đề nổi bật nhất trên biểu mẫu.
- Tạo câu hỏi biểu mẫu bằng cách chọn một loại câu hỏi. Sau đó, bạn có thể bắt đầu nhập các tùy chọn để người nhận chọn hoặc viết câu trả lời. (Đảm bảo bật nút Required đối với các câu trả lời bắt buộc).
- Thêm các phần, mục bổ sung hoặc các tùy chọn định dạng duy nhất bằng cách sử dụng menu thanh bên. Bạn có thể sử dụng cách này để sắp xếp lại hoặc chia nhỏ thứ tự của các câu hỏi khác nhau.
- Điều chỉnh cài đặt phiếu khảo sát Bạn có thể cài đặt để biểu mẫu có dạng như một bài kiểm tra, một thông báo xác nhận và thu thập địa chỉ email của người nhận.
- Gửi khảo sát cho người nhận. Thêm người nhận vào khảo sát bằng cách nhấp vào nút Send ở góc trên bên phải.
Cách tạo khảo sát trên Facebook
Facebook cung cấp hai tùy chọn để tạo khảo sát: một cuộc thăm dò đơn giản (poll) hoặc ứng dụng Survey. Tùy chọn thăm dò ý kiến chỉ cho phép bạn đặt một câu hỏi, trong khi ứng dụng Survey cho phép bạn tùy chỉnh và mở rộng khảo sát của mình thành nhiều loại câu hỏi khác nhau. Trước hết, hãy cùng tìm hiểu cách tạo một cuộc khảo sát trên FaceBook.
- Nhập Survey vào thanh tìm kiếm trên Facebook của bạn. Trong mục All Results, hãy chọn tùy chọn đầu tiên có tên là Survey, nó sẽ dẫn bạn đến trang Facebook của ứng dụng.
- Chọn nút Use app trên trang Facebook. Sẽ có một tùy chọn ở trên cùng trên trang Facebook của ứng dụng, hãy nhấp vào Use app.
- Cho phép Survey sử dụng thông tin hồ sơ của bạn. Bạn sẽ cần cấp cho ứng dụng quyền truy cập vào hồ sơ Facebook của mình trước khi có thể bắt đầu sử dụng.
- Đặt tên cho cuộc khảo sát của bạn. Bạn có thể đặt tên cho phiếu khảo sát hoặc chỉnh sửa sau trong quá trình thiết lập.
- Tùy chỉnh các tùy chọn câu hỏi và câu trả lời trong khảo sát. Các cuộc khảo sát của Facebook cho phép bạn sử dụng tất cả các loại câu hỏi khảo sát và bạn có thể nhập hàng loạt các tùy chọn trắc nghiệm bằng cách sử dụng trường văn bản đa dạng thức.
- Xem trước phiếu khảo sát của bạn. Sau khi các câu hỏi của bạn được điền đầy đủ, bạn có thể xem trước bản khảo sát của mình để kiểm tra lại trước khi xuất bản.
- Xuất bản khảo sát của bạn trên trang cá nhân hoặc trang của công ty. Bước cuối cùng là xuất bản khảo sát và hiển thị nó trực tuyến trên trang của bạn. Bạn có thể tạo một bài đăng duy nhất cho cuộc khảo sát của mình, chia sẻ nó qua URL hoặc mời những người riêng lẻ để hoàn thành.
Cách thực hiện cuộc thăm dò ý kiến (poll) trên Facebook
- Nhập Poll vào thanh tìm kiếm trên Facebook. Trong All, chọn tùy chọn đầu tiên Poll, nó sẽ dẫn bạn đến trang Facebook của ứng dụng.
- Chọn nút Use app trên trang Facebook. Sẽ có một tùy chọn ở trên cùng trên trang Facebook của ứng dụng, hãy nhấp vào Use app.
- Cho phép Poll sử dụng thông tin hồ sơ của bạn. Bạn cần cấp quyền truy cập Poll vào hồ sơ Facebook của mình trước khi sử dụng.
- Đặt tên cho poll.
- Tùy chỉnh các tùy chọn câu hỏi và câu trả lời trong poll của bạn. Điều tiếp theo là bắt đầu điền vào poll. Ứng dụng Poll cho phép bạn sử dụng các loại câu hỏi khác nhau.
- Xem trước poll của bạn. Sau khi các câu hỏi của bạn được điền đầy đủ, bạn có thể xem trước poll để kiểm tra lại trước khi xuất bản.
- Xuất bản poll trên trang của bạn. Có một số tùy chọn mở cho bạn. Ví dụ, bạn có thể tạo một bài đăng cho poll, chia sẻ nó qua liên kết hoặc mời các cá nhân tham gia.
Xem thêm: Hướng dẫn cách tạo Poll trong các cuộc họp trên Zoom
Cách tạo phiếu khảo sát trong SurveyMonkey
- Chọn loại khảo sát bạn muốn tạo. Bạn có thể đăng ký SurveyMonkey bằng tài khoản miễn phí hoặc trả phí và sau khi điền chi tiết về cách bạn định sử dụng nó, bạn có thể bắt đầu xem qua hướng dẫn tạo khảo sát của ứng dụng.
- Đặt tên cho cuộc khảo sát. Khi bạn đã chọn loại khảo sát bạn muốn, hãy đặt tên cho nó và gán nó vào một danh mục.
- Thêm hoặc chọn câu hỏi khảo sát. Bạn có thể bắt đầu nhập các câu hỏi khảo sát hoặc chọn từ các câu hỏi mà SurveyMonkey đề xuất cho loại khảo sát bạn đã chọn.
- Gửi khảo sát của bạn cho người trả lời. SurveyMonkey cung cấp các tùy chọn khác nhau để triển khai khảo sát của bạn, bao gồm khả năng mua câu trả lời từ một nhóm rộng.
- Tạo phiếu khảo sát mà mọi người muốn thực hiện.
Diều Hâu
