8 lỗi Excel thường gặp và cách khắc phục
Bạn có đang đau đầu vì các lỗi Excel thường gặp phải? [toc] Từ việc vô tình xóa các số không đúng vị trí, một cú nhấp chuột có thể khiến bả...
Bạn có đang đau đầu vì các lỗi Excel thường gặp phải?
[toc]Từ việc vô tình xóa các số không đúng vị trí, một cú nhấp chuột có thể khiến bảng tính bị hỏng. Và việc khắc phục lại các file đã bị lỗi khiến bạn cảm thấy khó chịu và chưa kể còn tốn thời gian.
Yên tâm, bạn không phải là người duy nhất hay gặp những lỗi này. Để giải quyết các lỗi Excel đó, Team dieuhau.com đã tổng hợp 8 lỗi thường gặp trong Excel và cách khắc phục để giúp bạn tiết kiệm vài phút (hoặc thậm chí là vài giờ).
Dưới đây là các phương pháp hay nhất để khắc phục lỗi Excel.
Trước khi xem qua các lỗi và mẹo khắc phục, chúng tôi muốn chia sẻ một vài thủ thuật hữu ích được thiết kế để giúp bạn tránh hoàn toàn các lỗi, giúp bạn làm việc trên excel dễ dàng hơn rất nhiều:
- Bắt đầu mọi công thức bằng một dấu bằng.
- Sử dụng ký hiệu * để nhân các số, không sử dụng X.
- Ghép tất cả các dấu ngoặc mở và đóng ngoặc để chúng thành từng cặp.
- Sử dụng dấu ngoặc kép xung quanh văn bản trong công thức.
8 thông báo lỗi Excel mà thường gặp và cách khắc phục
Hầu như những người dùng excel đều đã từng là gặp thông báo mũi tên nhỏ màu xanh lá cây ở góc trên bên trái của một ô trước đó. Thực ra, flag khó chịu đó là thông báo mà Excel sử dụng để cho biết có điều gì đó không ổn với các giá trị trong ô. Nhấn vào mũi tên đó bạn sẽ có đầy đủ thông tin để khắc phục sự cố nhanh hơn:
1. #VALUE!
Excel hiển thị lỗi #VALUE! khi nó tìm thấy khoảng trắng, ký tự hoặc văn bản trong một công thức mà nó đang xử lý.
Excel yêu cầu các công thức chỉ chứa các số và sẽ không phản hồi các công thức được liên kết với các số, vì vậy nó sẽ hiển thị cho bạn một lỗi nếu bạn đã thêm bất kỳ ký tự nào khác.
Cách khắc phục:
Một giải pháp dễ dàng để khắc phục lỗi #VALUE! là kiểm tra lại công thức của bạn để đảm bảo rằng bạn chỉ sử dụng dạng số. Nếu bạn vẫn thấy lỗi, hãy kiểm tra các ô trống, có thể bạn đang thiếu công thức liên kết đến các ô hoặc bạn đã sử dụng thêm bất kỳ ký tự đặc biệt nào khác.
Trong ví dụ trên, cột “Sum” đang tham chiếu đến các ô trống. Excel không thể tính toán tổng các cột trống, vì vậy đã có thông báo lỗi.
2. # NAME?
Thông báo lỗi NAME? xuất hiện nếu Excel không thể hiểu tên của công thức bạn đang cố dùng hoặc Excel không thể tính một hoặc nhiều giá trị được nhập trong chính công thức. Để khắc phục lỗi này, hãy kiểm tra chính tả của công thức hoặc sử dụng Formula Builder để Excel xây dựng hàm cho bạn.
Excel không tìm kiếm tên của bạn trong trường hợp này. Lỗi, #NAME ?, xuất hiện trong một ô khi Excel không thể đọc các phần tử nhất định của công thức bạn đang dùng.
Ví dụ: nếu bạn đang cố gắng thực hiện công thức = VLOOKUP nhưng bạn lại dùng “VLOOKP”, Excel sẽ trả về lỗi #NAME? sau khi bạn nhập các giá trị và nhấn Enter. Từ ví dụ dưới đây bạn có thể thấy ô bị thiếu chữ “U” trong “= VLOOKUP”.
Cũng có thể bạn đã viết đúng chính tả công thức, nhưng không có đủ thông tin được nhập vào các mục nhập riêng lẻ của công thức. Như bạn có thể thấy ví dụ bên dưới để kiểm tra lỗi này xảy ra như thế nào, mục nhập vùng dữ liệu trong bảng không đầy đủ. Excel cần một tên bảng tính thực tế để biết nơi tìm kiếm giá trị mong muốn.
Cách khắc phục:
Để sửa lỗi #NAME? trong Excel, hãy kiểm tra lỗi chính tả của công thức bạn đang dùng.
Nếu công thức được viết đúng chính tả và bảng tính của bạn vẫn trả về lỗi, Excel có thể đang bị nhầm lẫn về một trong các mục bên trong công thức. Một cách dễ dàng để khắc phục điều này là để Excel chèn công thức cho bạn. Đánh dấu ô mà bạn muốn chạy công thức, sau đó nhấn vào tab “Formulas” trong điều hướng trên cùng. Chọn “Insert Function” (Nếu bạn đang sử dụng Microsoft Excel 2017, tùy chọn này sẽ nằm ở ngoài cùng bên trái của thanh điều hướng Formulas).
Khi bạn chọn “Insert Function”, một Formula Builder sẽ xuất hiện ở phía bên phải của bảng tính, nơi bạn có thể chọn công thức mong muốn. Sau đó, Excel sẽ hướng dẫn bạn từng bước của công thức trong các trường riêng biệt, để đảm bảo không có lỗi nào và chương trình có thể đọc ô của bạn một cách chính xác.
3. #####
Lỗi này đơn giản chỉ là cột không đủ rộng để hiển thị giá trị bạn đã nhập. Vì vậy việc khắc phục rất dễ dàng.
Cách khắc phục:
Nhấn vào đường viền bên phải của tiêu đề cột và tăng chiều rộng cột.
4. # DIV / 0!
Khi bạn nhìn thấy lỗi # DIV / 0 !, bạn đang yêu cầu Excel chia một công thức cho 0 hoặc một ô trống.
Cách khắc phục:
Cách giải quyết lỗi này khá đơn giản. Bạn chỉ cần thay đổi giá trị của ô thành giá trị khác 0 hoặc thêm giá trị vào nếu ô trống. Bạn có thể tham khảo ví dụ dưới đây:
5. #REF!
Đây được xem là lỗi phức tạp và có thể khó để tìm ra nguyên nhân, lỗi #REF! thường hiển thị khi một công thức tham chiếu đến một ô không hợp lệ. Dưới đây là tóm tắt về nguyên nhân thường xảy ra lỗi này:
Nếu bạn đang chạy một công thức tham chiếu đến một ô không tồn tại. Bạn xóa một ô, cột hoặc hàng trong bảng tính của mình và xây dựng công thức bao gồm tên ô đã bị xóa, Excel sẽ trả về lỗi #REF! lỗi trong ô giữ công thức.
Lỗi này có nghĩa là bạn có thể đã vô tình xóa hoặc dán lên một ô đã được sử dụng trong công thức của mình. Ví dụ: giả sử cột “Kết quả”, bên dưới, tham chiếu công thức: = SUM (A2, B2, C2).
Nếu vô tình xóa cột “Number 2” trong ví dụ trên, bạn sẽ thấy lỗi sau:
Cách khắc phục:
Trước khi bạn dán lên một tập hợp ô, hãy đảm bảo rằng không có công thức nào tham chiếu (do đó, “REF”) đến các ô bạn đang xóa. Ngoài ra, khi xóa ô, điều quan trọng là phải kiểm tra kỹ công thức nào đang được tham chiếu trong các ô đó.
6. #NULL!
#NULL! Lỗi này xuất hiện khi bạn dùng toán tử phạm vi ô không đúng trong công thức hoặc khi bạn dùng toán tử giao (ký tự khoảng trống) giữa tham chiếu phạm vi ô để xác định giao điểm của hai phạm vi không giao cắt.
Nếu bạn đã dùng toán tử phạm vi ô không đúng, thì bạn hãy nhớ dùng các cách dưới đây :
- Range operator (semi colon): Xác định tham chiếu đến một phạm vi ô.
- Union operator (comma): Kết hợp hai tham chiếu thành một tham chiếu duy nhất.
- Intersection operator (space): Trả về một tham chiếu đến giao điểm của hai phạm vi.
Cách khắc phục:
- Đầu tiên, hãy kiểm tra để đảm bảo rằng bạn đang sử dụng đúng cú pháp trong công thức của mình.
- Bạn nên sử dụng dấu hai chấm để phân tách ô đầu tiên với ô cuối cùng khi tham chiếu đến một dải ô liên tục trong một công thức.
- Mặt khác, bạn nên sử dụng dấu phẩy khi đề cập đến hai ô không giao nhau.
7. # N/ A
Lỗi này thường có nghĩa là không thể tìm thấy các số bạn đang đề cập đến trong công thức của mình.
Bạn có thể đã vô tình xóa một số hoặc hàng đang được sử dụng trong công thức hoặc đang đề cập đến một trang tính đã bị xóa hoặc không được lưu.
Đối với người dùng nâng cao, một trong những nguyên nhân phổ biến nhất của lỗi # N/ A là không thể tìm thấy ô từ công thức được tham chiếu trong hàm VLOOKUP.
Cách khắc phục:
Kiểm tra tất cả các công thức của bạn và đảm bảo xem kỹ trang tính hoặc hàng nào có thể đã bị xóa hoặc tham chiếu không chính xác. Nếu bạn có một vài công thức được liên kết với nhau, hãy kiểm tra xem các thành phần trong mọi công thức đều có một giá trị.
8. #NUM!
Nếu công thức của bạn chứa các giá trị số không hợp lệ, bạn sẽ thấy lỗi #NUM! xuất hiện trong Excel. Thông thường, điều này xảy ra khi bạn nhập một giá trị số khác với các đối số khác được sử dụng trong công thức.
Ví dụ: khi đang nhập công thức Excel, hãy đảm bảo rằng bạn không bao gồm các giá trị như $1,000 ở định dạng tiền tệ. Thay vào đó, hãy nhập 1000 và sau đó định dạng ô bằng đơn vị tiền tệ và dấu phẩy sau khi công thức được tính.
Cách khắc phục:
Kiểm tra xem bạn đã nhập bất kỳ đơn vị tiền tệ, ngày tháng hoặc ký hiệu đặc biệt nào được định dạng hay chưa. Sau đó, đảm bảo xóa các ký tự đó khỏi công thức, chỉ giữ lại các số.
(Để điều chỉnh đơn vị tiền tệ, hãy chọn hình tam giác nhỏ ở bên phải của biểu tượng để chọn một tùy chọn từ menu thả xuống.)
Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách hợp nhất các ô trong Excel trong vòng 5 phút
Diều Hâu
