Hướng dẫn chi tiết cách hợp nhất các ô trong Excel trong vòng 5 phút
Bạn đã biết hợp nhất các ô trong Excel chưa? [toc] Nắm được các tính năng cơ bản của Excel là điều cần thiết để tổ chức, sắp xếp, và phân t...
Bạn đã biết hợp nhất các ô trong Excel chưa?
[toc]Nắm được các tính năng cơ bản của Excel là điều cần thiết để tổ chức, sắp xếp, và phân tích dữ liệu trong công việc. Công cụ này thực sự là một trợ thủ đắc lực giúp bạn xử lý nhanh chóng một lượng lớn dữ liệu, nhưng nó có thể quá tải nếu bạn không dành thời gian để xử lý các bảng tính.
Tuy nhiên, thật may mắn khi chỉ cần một vài kỹ năng cơ bản là bạn có thể tạo nên một bảng tính đơn giản, dễ hiểu. Một trong số đó là kỹ năng hợp nhất các ô. Cho dù bạn đang lên kế hoạch cho các bài viết trên blog, tạo danh sách email cho chiến dịch remarketing hay thiết kế một quảng cáo Google thân thiện với SEO,… hợp nhất các ô là một cách hữu ích để tổ chức thông tin của bạn.
Để nâng cao kỹ năng của bạn, hãy cùng tìm hiểu các cách kết hợp các ô sau đây:
- Cách hợp nhất hai ô
- Cách hợp nhất và căn giữa các ô
- Cách hợp nhất nhiều ô
- Cách hợp nhất các ô mà không làm mất dữ liệu
- Phím tắt để hợp nhất các ô
- Lý do không thể hợp nhất các ô
1. Cách hợp nhất hai ô trong Excel
Hợp nhất là một cách để biến hai ô nhỏ thành một ô lớn mới. Điều này rất hữu ích để tổ chức thông tin và tạo tiêu đề mà không cần thay đổi kích thước các ô riêng lẻ. Dưới đây là cách thực hiện:
- Đánh dấu hai ô liền kề mà bạn muốn hợp nhất (trong ví dụ là hợp nhất A1 và B1 với nhau).
- Trong tab Home, nhấp vào biểu tượng Merge => Merge Cells
Như vậy là bạn đã hợp nhất 2 ô thành công.
Nếu bạn không muốn xóa dữ liệu, nhấp vào Cancel, sau đó hãy sao chép/dán thông tin vào một tài liệu hoặc ô khác trước khi hợp nhất. Nếu bạn chỉ cần thông tin trong ô phía trên bên trái, hãy nhấp vào OK để hợp nhất các ô.
2. Cách hợp nhất và căn giữa các ô trong Excel
Giả sử bạn đang xây dựng một báo cáo tiếp thị và muốn tiêu đề của bạn được căn giữa phía trên dữ liệu. Hợp nhất và căn giữa các ô bằng cách làm theo các bước sau.
- Đánh dấu các ô bạn muốn hợp nhất.
- Trong tab Home, nhấp vào biểu tượng Merge => Merge & Center
- Các ô sẽ được hợp nhất và dữ liệu sẽ được căn giữa trong ô.
3. Cách hợp nhất các ô bằng phím tắt Excel
Việc nhấp nhiều lần vào Merge đôi khi khá bất tiện. Để hợp nhất nhanh, hãy bắt đầu bằng cách đánh dấu các ô bạn muốn hợp nhất. Sau đó, gõ các tổ hợp phím sau.
a) Phím tắt cho hệ điều hành Windows
- Merge Cells: ALT H+M+M
- Merge & Center: ALT H+M+C
- Merge Across: ALT H+M+A
- Unmerge Cells: ALT H+M+U
b) Phím tắt cho hệ điều hành iOS
Hệ điều hành của Apple không có phím ALT, vì vậy bạn phải thiết lập phím tắt của riêng mình để hợp nhất các ô.
- Trong Excel, hãy nhấp vào Tools dưới thanh điều hướng.
- Chọn Customize Keyboard
- Một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện. Dưới tiêu đề Specify a Command có hai cột: Categories và Commands. Đối với Categories, hãy chọn Home Tab. Đối với Commands, hãy chọn Merge Cells.
- Chọn hộp văn bản trong Press new keyboard shortcut. Nhập tổ hợp phím cho phím tắt của bạn. Ví dụ: CONTROL + M.
- Nhấp vào OK để đặt phím tắt của bạn.
- Giờ đây, bạn có thể sử dụng CONTROL + M để hợp nhất các ô trong Excel.
- Thiết lập tương tự các phím tắt bổ sung cho Merge Across, Merge & Center, hoặc Unmerge
4. Cách hợp nhất nhiều ô trong Excel
Để hợp nhất nhiều hơn 2 ô trong Excel, tùy thuộc vào bố cục bảng tính mong muốn của bạn, bạn có thể sử dụng chức năng Merge Across, Merge Cells hoặc Merge & Center.
4.1. Merge Across
Tùy chọn này được sử dụng để hợp nhất các ô trong một hàng. Bạn không thể sử dụng Merge Across để kết hợp các ô trong một cột hoặc trên nhiều hàng.
Trong ví dụ này, hãy cùng thiết lập quảng cáo PPC và xem bản sao mô tả ở hàng 17. Nếu chỉ thay đổi kích thước cột F, bảng sẽ có quá nhiều khoảng trống giữa cột F và G. Việc hợp nhất nhiều ô trên hàng 17 cho phép xem bản sao và giữ cho bảng gọn gàng hơn.
Cách thực hiện:
- Đánh dấu tất cả các ô bạn muốn hợp nhất trong hàng.
- Trong tab Home, hãy nhấp vào biểu tượng Merge => Merge Across
- Các ô sẽ được hợp nhất trên toàn bộ vùng được đánh dấu.
4.2. Merge & Center
Bạn có thể hợp nhất và căn giữa nhiều ô trên hàng và cột. Chỉ cần nhớ dữ liệu trong ô phía trên bên trái là thông tin duy nhất được bảo tồn sau khi hợp nhất. Trong ví dụ bên dưới, hãy sử dụng Merge & Center để kết hợp các hàng 15, 16 và 17 với các cột F, G và H.
4.3. Merge Cells
Chức năng Merge Cells dùng để kết hợp nhiều ô liền kề trên các hàng và cột. Nó hoạt động giống như chức năng Merge & Center, ngoại trừ việc dữ liệu sẽ được căn trái thay vì căn giữa sau khi hợp nhất.
5. Cách hợp nhất các ô trong Excel mà không làm mất dữ liệu
Nếu bạn muốn hợp nhất các ô mà không làm mất dữ liệu của các ô đã hợp nhất, bạn có thể sử dụng dấu và (&) hoặc hàm CONCATENATE để kết hợp dữ liệu từ hai hoặc nhiều ô.
Trong ví dụ dưới đây, hãy tạo một bản sao cho Instagram và kết hợp chú thích với liên kết tương ứng của nó.
Ampersand (&)
- Chọn ô mà bạn muốn đặt dữ liệu đã hợp nhất. Đảm bảo rằng ô này tách biệt với các ô bạn đang hợp nhất.
- Gõ = vào ô trống và chọn ô đầu tiên để kết hợp.
- Nhập & và sử dụng “ ” để để lại khoảng cách giữa dữ liệu ô.
- Nhập & lần nữa trước khi chọn ô tiếp theo. Lặp lại cho tất cả các ô bạn muốn kết hợp. Công thức ví dụ là = D5 & “ ” & E5.
- Nhấn Enter. Trong ví dụ này, bạn có thể thấy văn bản từ các ô D5 và E5 được hợp nhất thành F5.
CONCATENATE hoặc CONCAT
Hàm CONCATENATE (hoặc CONCAT) là một cách khác để kết hợp hai hoặc nhiều chuỗi văn bản với nhau.
Công thức trong Excel là = CONCATENATE (text1, text2, …).
Text1 là ô đầu tiên được hợp nhất và có thể là giá trị văn bản, số hoặc tham chiếu ô.
Text2 là mục tiếp theo để nối vào dữ liệu trước đó. Đối với chức năng này, bạn có thể hợp nhất tối đa 255 mục hoặc 8.192 ký tự.
Cách thực hiện:
- Đánh dấu một ô mới mà bạn muốn hợp nhất dữ liệu.
- Trong thanh công thức, gõ = CONCATENATE (
- Một trình tạo công thức sẽ bật lên, cho phép bạn chọn Text1, Text2,… Chọn các ô bạn muốn hợp nhất, theo thứ tự từ đầu tiên đến cuối cùng. Để bao gồm khoảng cách giữa dữ liệu ô, bạn phải bao gồm “ ”
Ví dụ: = CONCATENATE (D5, “ ”, E5)
- Nhấn Enter. Dữ liệu từ các ô đã chọn của bạn sẽ được kết hợp trong ô CONCATENATE.
6. Lý do không thể hợp nhất các ô
Rất nhiều lỗi có thể xảy ra nếu công thức hoặc định dạng bạn thiết lập không được chính xác. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc hợp nhất các ô, hãy thử các mẹo khắc phục sự cố này.
Đảm bảo rằng bạn không chủ động chỉnh sửa ô bạn muốn hợp nhất. Biểu tượng Merge sẽ được tô bóng nếu bạn đang thực hiện các thay đổi. Để khắc phục điều này, chỉ cần nhấn Enter để dừng chỉnh sửa hoặc nhấp vào một ô khác trước khi nhấp trở lại ô bạn muốn hợp nhất.
Kiểm tra xem một trong các ô có phải là một phần của bảng Excel hay không. Các bảng tính có định dạng duy nhất không cho phép hợp nhất. Bạn có thể biết dữ liệu bạn muốn hợp nhất có phải thành phần của một bảng Excel hay không nếu tab Chart Design hoặc Format được tô xanh và biểu tượng Merge được tô bóng.
Xem lại quyền chia sẻ của sổ làm việc Excel. Nếu nó không được chia sẻ với bạn hoặc được bảo vệ, bạn sẽ không thể thực hiện bất kỳ thay đổi nào hoặc hợp nhất các ô.
7. Cách hủy hợp nhất các ô
Cách thực hiện:
- Đánh dấu các ô bạn muốn hủy hợp nhất.
- Trong tab Home, nhấp vào biểu tượng Merge => Unmerge Cells.
- Các ô của bạn sẽ trở lại định dạng ban đầu, nhưng bạn sẽ mất thông tin từ trước khi hợp nhất.
- Nếu bạn cần thông tin đó, hãy nhấp vào Command + Z (OS) hoặc CTRL + Z (Windows) để hoàn tác cho đến khi bạn thấy dữ liệu bật lên.
Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng Google Sheets cho người mới bắt đầu
Diều Hâu
