Tổ chức công tác kế toán quản trị hiệu quả – Chìa khoá thành công trong quản trị doanh nghiệp

Cùng với sự phát triển của nền sản xuất hàng hóa,  sự phát triển của khoa học, công nghệ quản lý, nhu cầu thông tin ngày càng tăng và đa dạng gắn với các mục đích cụ thể của các đối tượng sử dụng thông tin đang ngày càng phong phú. Điều đó đã thúc đẩy kế toán phát triển cho ra đời các loại kế toán khác nhau. Khi phân loại kế toán theo đối tượng sử dụng thông tin hoặc theo chức năng, Kế toán thường được chia thành Kế toán tài chính và Kế toán quản trị.

Hình 1: Tổ chức công tác kế toán quản trị hiệu quả

 Trong quá trình tồn tại và phát triển, doanh nghiệp phải không ngừng sử dụng các nguồn lực phục vụ cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh. Tiêu dùng nguồn lực cũng chính là đi kèm với việc phát sinh chi phí. Do vậy, để nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tiết kiệm chi phí luôn là một giải pháp quan trọng. Muốn thực hiện được mục tiêu đó phải có một công cụ kiểm soát hữu hiệu, giúp cho nhà quản trị kiểm soát được chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận đồng thời tăng chất lượng dịch vụ, sản phẩm trong môi trường cạnh tranh hiện nay, phù hợp với xu thế hội nhập đó là sử dụng Kế toán quản trị.

• 1. Kế toán quản trị là gì?

Theo Luật Kế toán năm 2015, kế toán quản trị là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán.

Giáo trình Kế toán quản trị của Học viện Tài chính (2006) đưa ra khái niệm Kế toán quản trị là một khoa học thu nhập, xử lý và cung cấp những thông tin định lượng về hoạt động của đơn vị một cách cụ thể, giúp các nhà quản lý trong quá trình ra các quyết định liên quan đến việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện các hoạt động của đơn vị.

Như vậy, các khái niệm đều xác định đối tượng sử dụng thông tin của kế toán quản trị là đối tượng bên trong doanh nghiệp, chủ yếu là nhà quản trị các cấp, nhằm thực hiện chức năng quản trị doanh nghiệp trên cơ sở hoạch định, ra quyết định, kiểm soát và đánh giá hiệu quả hoạt động. 

Mục tiêu của kế toán quản trị

• Mục tiêu liên kết giữa việc tiêu dùng các nguồn lực (chi phí) và nhu cầu tài trợ với các nguyên nhân của việc tiêu dùng các nguồn lực đó (chi phí phát sinh) để thực hiện các mục đích cụ thể của đơn vị. Ví dụ: mục đích của doanh nghiệp có thể là doanh thu tăng trưởng bao nhiêu phần trăm so với năm trước; kế hoạch ra sản phẩm mới và doanh thu có thể đạt được là bao nhiêu….
• Mục tiêu tìm cách tối ưu hóa mối quan hệ giữa chi phí và giá trị lợi ích mà chi phí đó tạo ra.

Quyết định lựa chọn phương án tối ưu của nhà quản trị bao giờ cũng quan tâm đến hiểu quả kinh tế mà phương án đó mang lại, vì vậy kế toán quản trị luôn tìm cách tối ưu hóa mối quan hệ chi phí và lợi nhuận. Tuy nhiên điều này không có nghĩa là mục tiêu duy nhất là luôn hạ thấp chi phí.

Nhiệm vụ của kế toán quản trị

• Tính toán và đưa ra mô hình nhu cầu vốn cho một hoạt động hay một quyết định cụ thể.
• Đo lường, tính toán chi phí cho một hoạt động, sản phẩm, hoặc một quyết định cụ thể. Trong thực tế kế toán quản trị phải tính toán, đo lường giá vốn từng loại hàng mua, từng sản phẩm, chi phí nhân công, dịch vụ, chi phí sử dụng tài sản cố định, thời điểm phát sinh để biết được giá thành của từng đối tượng tính giá cụ thể là bao nhiêu, nhằm tăng cường trách nhiệm, hạch toán nội bộ doanh nghiệp.
• Tìm ra những giải pháp tác động lên các chi phí để tối ưu hóa mối quan hệ Chi phí – Khối lượng – Lợi nhuận.

2. Tầm quan trọng của kế toán quản trị đối với doanh nghiệp

Trước đây, những người làm kế toán quản trị thường ít tiếp xúc với các lãnh đạo cấp cao và công việc chính của họ chỉ là tìm kiếm và cung cấp các số liệu, nhằm hỗ trợ những người khác giải thích và xử lý các số liệu này. Tuy nhiên, với sự phát triển của công nghệ số, vai trò của kế toán quản trị trở nên “chiến lược hơn” và gắn kết như là một phần của bộ máy lãnh đạo. 

Hình 2: Các chức năng cơ bản của quản lý

• Lập kế hoạch ngắn và dài hạn: Lập kế hoạch là xây dựng mục tiêu phải đạt được và đưa ra các bước thực hiện để đạt được mục tiêu đó. Các kế hoạch này có thể là kế hoạch ngắn hạn và dài hạn.

Từ các thông tin thu thập từ các bộ phận, phòng ban chức năng, KTQT dự báo các sự kiện kinh tế và kinh doanh trong từng giai đoạn ở tương lai. KTQT cũng xây dựng và quản trị chiến lược phát triển chung của công ty. 

• Kiểm tra và đánh giá: KTQT có vai trò cung cấp thông tin thực hiện từng bộ phận, giúp nhà quản lý nhận diện và đánh giá kết quả thực hiện, những vấn đề còn tồn tại và cần có tác động của quản lý, đồng thời phục vụ việc lập kế hoạch và dự toán kỳ sau.
• Tham gia vào quá trình ra quyết định: kế toán quản trị có vai trò cung cấp thông tin, soạn thảo các báo cáo phân tích số liệu, tư vấn cho nhà quản trị lựa chọn phương án, quyết định phù hợp và tối ưu nhất. KTQT còn phải vận dụng các kỹ thuật phân tích vào các trường hợp khác nhau, để các nhà quản trị lựa chọn, ra quyết định thích hợp nhất.

Hình 3: Mối quan hệ giữa các chức năng quản lý và quá trình

3. Tổ chức công tác kế toán quản trị trong doanh nghiệp

Nhiệm vụ cơ bản của kế toán gắn với công việc thu nhận, xử lý, hệ thống hóa, phân tích và cung cấp thông tin. Như vậy, kế toán quản trị ngoài những chức năng đặc thù gắn với công cụ quản trị doanh nghiệp vẫn thể hiện được nhiệm vụ cơ bản trong quy trình thông tin của doanh nghiệp. Có thể hiểu tổ chức công tác kế toán quản trị là việc tổ chức thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kế toán quản trị trên cơ sở vận dụng các phương pháp kế toán, mô hình, kỹ thuật kế toán quản trị, tổ chức bộ máy kế toán quản trị, tổ chức cơ sở vật chất phương tiện công nghệ thông tin cho kế toán quản trị, tổ chức kiểm tra kế toán quản trị phù hợp với đặc thù từng doanh nghiệp và nhu cầu thông tin của nhà quản trị doanh nghiệp.  

Tổ chức công tác kế toán quản trị hiệu quả chính là tổ chức và phối hợp các yếu tố cấu thành trên, đảm bảo kế toán quản trị phát huy được các vai trò và chức năng tại doanh nghiệp. 

Thứ nhất: Tổ chức bộ máy kế toán quản trị 

Tổ chức bộ máy kế toán quản trị là tổ chức về mặt nhân sự, thực hiện phân công, phân nhiệm cho từng nhân viên kế toán quản trị. Đồng thời, xây dựng mối quan hệ giữa bộ phận kế toán quản trị với các bộ phận chức năng khác trong doanh nghiệp, qua đó hình thành hệ thống hoặc mạng lưới thông tin quản trị nói chung. 

Trên thực tế, khi xây dựng bộ máy kế toán quản trị, doanh nghiệp thường xem xét trên góc độ mối quan hệ giữa bộ phận thông tin KTTC và KTQT. Do vậy, có 3 loại mô hình tổ chức kế toán quản trị phổ biến là: mô hình KTQT độc lập với KTTC, mô hình KTQT kết hợp với KTTC, mô hình hỗn hợp KTQT và KTTC 

• Mô hình tổ chức bộ máy kế toán quản trị độc lập với kế toán tài chính

Mô hình này thường vận dụng ở các doanh nghiệp có quy mô lớn. KTQT đặt trọng tâm vào việc xác định và kiểm soát chi phí và các hoạt động bằng cách chia theo các trung tâm trách nhiệm quản lý, phân tích và đánh giá những sai lệch chi phí và cuối cùng là đối chiếu thông tin với KTTC. Tuy nhiên, do có một bộ máy riêng làm LTQT nên sẽ phát sinh thêm chi phí cho công ty. 

• Mô hình KTQT kết hợp với KTTC

Mô hình này tổ chức hệ thống KTQT kết hợp với hệ thống KTTC, kế toán viên đảm nhiệm phần hành kế toán nào sẽ thực hiện cả các công việc về KTTC và KTQT của phần hành đó.

• Mô hình tổ chức kế toán quản trị và kế toán tài chính hỗn hợp

Mô hình này có sự kết hợp giữa mô hình KTQT và KTTC kết hợp và độc lập, theo đó một số chức năng hoặc khâu công việc KTQT được lựa chọn sẽ thực hiện độc lập với KTTC, còn lại một số chức năng, khâu công việc khác của KTQT sẽ kết hợp với KTTC. Hiện nay, ở các phần mềm kế toán cung cấp trên thị trường cho phép có một số phần hành có tính tương đồng cao giữa KTTC và KTQT doanh nghiệp có thể áp dụng theo mô hình kết hợp, với những phần hành có sự khác biệt và có ý nghĩa cung cấp thông tin quan trọng cho doanh nghiệp thì có thể áp dụng tách rời. Ví dụ với phân hệ kế toán chi phí, giá thành, có thể tổ chức theo hướng độc lập giữa KTTC và KTQT. Theo đó, KTTC tổ chức tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm theo các nguyên tắc và phương pháp kế toán trên cơ sở tuân thủ chuẩn mực và chế độ kế toán doanh nghiệp; còn KTQT tổ chức các phương pháp tính giá thành theo hướng cung cấp thông tin phục vụ cho các chức năng ra quyết định, kiểm soát, đánh giá hiệu quả. Mô hình này có ưu điểm phù hợp với doanh nghiệp muốn áp dụng mô hình kế toán quản trị độc lập, nhưng chưa đủ trình độ để tổ chức theo mô hình này một cách toàn diện. 

Việc lựa chọn mô hình KTQT nào phụ thuộc vào điều kiện thực tế của doanh nghiệp như quy mô doanh nghiệp, loại hình hoạt động của doanh nghiệp, trình độ trang bị các phương tiện công nghệ thông tin, trình độ của người làm kế toán,… để mang lại hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp. Các doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp mới thành lập thì lựa chọn mô hình KTQT và KTTC kết hợp là phù hợp.

Bộ máy KTQT dù ở mô hình nào cũng cũng cần tổ chức thành 3 nhóm/bộ phận hoạt động rõ ràng: Dự toán, phân tích, dự án. Bộ phận dự toán: Thu thập thông tin để lập kế hoạch doanh thu, chi phi hoạt động ngắn hạn và dài hạn cho doanh nghiệp; Bộ phận phân tích, đánh giá việc sử dụng chi phí thực kế so với dự toán (kế hoạch) và đưa ra nguyên nhân ảnh hưởng chênh lệch giữa thực tế và dự toán; Bộ phận dự án sẽ thu thập thông tin về dự án, tính toán và đánh giá để đưa ra thông tin hỗ trợ các nhà quản trị đưa ra quyết định dự án.

Thứ 2:  Tổ chức thu nhận, xử lý, hệ thống hóa thông tin kế toán quản trị

– Tổ chức thu nhận thông tin:

Khác với KTTC, thông tin kế toán quản trị bao gồm cả thông tin, dữ liệu quá khứ (các nghiệp vụ đã phát sinh), thông tin hiện tại và thông tin, dữ liệu tương lai (thông tin dự báo, dự toán). 

Để thu nhận thông tin, dữ liệu về các nghiệp vụ đã phát sinh, kế toán quản trị tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ (tham khảo hệ thống chứng từ của tổ chức kế toán tài chính). Với thông tin, dữ liệu tương lai, kế toán quản trị vận dụng các kỹ thuật, mô hình phân tích, dự báo kinh tế. Tổ chức thu nhận thông tin hiệu quả phụ thuộc vào chất lượng phương tiện, kỹ thuật thu nhận thông tin cũng như quy trình thu nhận thông tin. 

– Tổ chức xử lý, hệ thống hóa thông tin:

Kế toán quản trị vẫn sử dụng các phương pháp kế toán cơ bản như phương pháp tính giá, phương pháp tài khoản, phương pháp tổng hợp cân đối. Tuy nhiên, với đặc trưng riêng là thông tin phục vụ khâu quản trị doanh nghiệp, kế toán quản trị có thể vận dụng các mô hình, kỹ thuật và phương pháp kế toán quản trị để tổ chức xử lý và hệ thống hóa thông tin. Ví dụ, các phương pháp xác định trị giá sản phẩm dở dang cuối kỳ (tính theo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp hoặc khối lượng hoàn thành tương đương), vận dụng mô hình ABC để quản trị chi phí, phân bổ chi phí chung để xác định giá thành sản phẩm… 

Lưu ý: doanh nghiệp có thể triển khai tổ chức xử lý, hệ thống hóa thông tin qua việc vận dụng hệ thống tài khoản, hệ thống sổ kế toán trên cơ sở mô hình tổ chức bộ máy kế toán quản trị của doanh nghiệp. 

+ Với mô hình tổ chức KTQT độc lập với KTTC:

Về tài khoản kế toán: Đối với KTQT khi áp dụng mô hình này có thể thiết kế riêng hệ thống tài khoản, mang ký hiệu riêng, nội dung ghi chép khác với KTTC. Hoặc, vẫn có thể vận dụng tài khoản từ KTTC nhưng mở các cấp tài khoản chi tiết hơn gắn với mục đích của kế toán quản trị cho từng đối tượng kế toán. Cách thức thứ 2 đảm bảo tính hiệu quả và tiết kiệm trong công tác kế toán hơn. 

Về sổ kế toán: DN có thể thiết lập riêng hệ thống sổ kế toán phục vụ cho KTQT.

+ Với mô hình tổ chức KTQT kết hợp với KTTC:

Về tài khoản kế toán: KTTC và KTQT cùng sử dụng một hệ thống tài khoản, trong đó KTTC sử dụng các tài khoản tổng hợp, còn KTQT sử dụng các tài khoản chi tiết (cấp 2,3,4). Tùy theo yêu cầu quản trị của DN, có thể mở các tài khoản chi tiết để thu thập, xử lý và cung cấp thông tin ở mức độ cần thiết.

Về sổ kế toán: KTTC ghi sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết, còn KTQT căn cứ vào yêu cầu quản trị cụ thể đối với từng chỉ tiêu để mở sổ KTQT phục vụ cho nhà quản trị DN. Trên sổ thể hiện được thông tin cần thiết cho KTQT và có thể ghi chép, theo dõi những thông tin của KTTC.

Thứ 3: Tổ chức cung cấp thông tin kế toán quản trị (tổ chức hệ thống báo cáo KTQT)

Báo cáo KTQT là sự tổng hợp thông tin trên các tài khoản, sổ kế toán sử dụng trong KTQT và sự chi tiết hóa thông tin thu nhận theo các chỉ tiêu phù hợp với nhu cầu sử dụng thông tin của các nhà quản trị trong quá trình ra quyết định để quản trị doanh nghiệp.

Báo cáo KTQT không có chung một biểu mẫu sử dụng cho tất cả doanh nghiệp, khác với KTTC, mỗi doanh nghiệp tự xây dựng các biểu mẫu báo cáo riêng phù hợp với quy mô, ngành và trình độ chuyên môn của nhân sự KTQT. Đặc biệt, nội dung, mẫu biểu, kỳ lập báo cáo phụ thuộc vào nhu cầu thông tin của nhà quản trị doanh nghiệp. Tuy nhiên, về cơ bản hệ thống báo cáo KTQT được xây dựng theo 3 hệ thống báo cáo sau: Hệ thống báo cáo định hướng hoạt động kinh doanh; hệ thống báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; Hệ thống báo cáo về biến động kết quả và nguyên nhân ảnh hưởng tới các hoạt động.

Hình 4: Hệ thống báo cáo quản trị và ý nghĩa của nó

Các bước tổ chức phân tích báo cáo KTQT cơ bản trong doanh nghiệp:

Hình 5: Các bước tổ chức phân tích báo cáo KTQT cơ bản trong doanh nghiệp

• Xác định mục đích báo cáo: Xuất phát từ nhu cầu sử dụng thông tin của ban quản trị trong DN để xác định mục đích cơ bản của báo cáo.
• Xác định nội dung báo cáo: Nội dung báo cáo được xây dựng trên mục đích báo cáo.
• Thu thập dữ liệu: Dữ liệu được thu tập từ bên trong và bên ngoài DN để làm cơ sở tính toán và trình bày báo cáo
• Xử lý và phân tích dữ liệu: Xử lý dữ liệu đã thu thập thành thông tin có giá trị đối với các nhà quản trị. Kết quả phân tích báo cáo quản trị phải đưa ra được nguyên nhân và kiến nghị giúp nhà quản trị DN có được cơ sở đáng tin cậy để đưa ra quyết định đúng đắn trong điều hành sản xuất kinh doanh.
• Lập và trình bày báo cáo KTQT: Trình bày báo cáo bằng văn bản để giải thích và truyền đạt thông tin hỗ trợ các nhà quản trị lập kế hoạch, kiểm soát và ra quyết định. 
• Công bố báo cáo KTQT: Cung cấp báo cáo KTQT cho nội bộ doanh nghiệp phục vụ cho mục đích quản lý.
• Lưu trữ và kiểm soát báo cáo KTQT: phải đảm bảo được tính bảo mật thông tin của DN. Khác với báo cáo tài chính thì báo cáo KTQT chỉ được cung cấp phạm vi nội bộ Doanh nghiệp và cung cấp cho các nhà quản trị đúng thẩm quyền.

Thứ 4: Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào kế toán quản trị

• Việc áp dụng CNTT vào kế toán nói chung và KTQT nói riêng để giảm bớt công việc ghi chép thủ công, tiết kiệm thời gian, hạn chế lỗi sai thông tin đầu vào và báo cáo. 
• Việc kiểm soát thông tin đầu ra phải thích hợp với nhu cầu người sử dụng thông tin, đảm bảo tính bảo mật thông tin thông qua việc phân quyền truy cập cho người dùng.
• Lưu giữ thông tin: Việc sử dụng thông tin quá khứ để phục vụ phân tích báo cáo rất quan trọng nên báo cáo KTQT thường được lưu giữ dài hạn nên DN cần sử dụng các thiết bị lưu giữ tránh mất dữ liệu khi sự cố xảy ra. Bên cạnh đó thiết lập hệ thống phòng chống virus toàn mạng, cài đặt phần mềm, tường lửa và đặt chế độ kiểm tra tất cả các tệp được gắn trong email, website hay trong tất cả thiết bị máy tính của hệ thống.

Hình 6_ Tổ chức ứng dụng CNTT vào kế toán quản trị

4. Các điều kiện, cơ sở để xây dựng và vận hành KTQT trong doanh nghiệp

Hình 7: Các nhóm điều kiện, cơ sở để xây dựng và vận hành KTQT trong doanh nghiệp

• Đối với doanh nghiệp thực hiện kế toán quản trị

• Cần phải tổ chức, sắp xếp lại bộ máy kế toán doanh nghiệp theo hướng kết hợp bộ phận kế toán quản trị và kế toán tài chính trong cùng bộ máy kế toán. 

• Xây dựng hệ thống tài khoản, hệ thống báo cáo kế toán quản trị cho phù hợp với công tác quản lý và đặc điểm sản xuất kinh doanh riêng của doanh nghiệp, dựa trên các mô hình kế toán quản trị đã được áp dụng của các doanh nghiệp trong và ngoài nước.

• Cần xây dựng hệ thống chỉ tiêu thông tin trong nội bộ doanh nghiệp, vì kế toán quản trị chỉ có thể vận hành hiệu quả khi các nhà quản trị trong doanh nghiệp biết đặt ra những nhu cầu về thông tin nội bộ. Các chỉ tiêu thông tin này phải có quan hệ qua lại với hệ thống thông tin kế toán.

• Cần xây dựng hệ thống CNTT tiên tiến và hiện thực để vận dụng trong doanh nghiệp, nhằm cung cấp công cụ cho kế toán quản trị trong việc dự báo, kiểm soát chi phí hiệu quả.

• Có chính sách đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đào tạo về ứng dụng công nghệ của người làm KTQT. 

Yêu cầu đối với người thực hiện công tác kế toán quản trị tại doanh nghiệp

• Nhân viên kế toán quản trị phải có trình độ nhất định về kế toán và phải có kiến thức chuyên sâu về kế toán quản trị để thực hiện công việc cung cấp các thông tin thích hợp và đáng tin cậy trong sự phù hợp với các luật lệ có liên quan, phù hợp với các nguyên tắc và tiêu chuẩn kỹ thuật đã qui định.

• Bảo mật thông tin là yêu cầu cần thiết đối với nhân viên KTQT.

• Trung thực tuyệt đối trong công việc của mình đây là điều hết sức quan trọng vì nó ảnh hưởng đến các thông tin báo cáo quản trị.

• Đối với cơ quan nhà nước

• Nhà nước cần ban hành một chính sách kế toán phân định riêng phạm vi phản ánh của kế toán quản trị cùng với các văn bản hướng dẫn thực hiện kế toán quản trị tại doanh nghiệp. 
• Hội kế toán Việt Nam nên hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc tổ chức thực hiện kế toán quản trị bằng việc đưa ra một số mô hình tổ chức kế toán mẫu phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp, từng lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh, từng quy mô của doanh nghiệp thông qua các buổi hội thảo. Trên cơ sở đó, giúp doanh nghiệp nhận thức được vai trò và tác dụng của kế toán quản trị cũng như những định hướng cho việc tổ chức công tác kế toán quản trị phù hợp với doanh nghiệp mình. 

Chúng tôi hy vọng bài viết đã làm rõ hơn các nội dung kế toán quản trị, từ đó các anh chị quản lý, chủ doanh nghiệp, các anh chị kế toán nhận thức rõ ràng, sâu sắc hơn về kế toán quản trị và dần tổ chức ứng dụng hiệu quả trong doanh nghiệp của mình. Chúc anh chị và các bạn thành công!

Tác giả: Phạm Thị Thủy Hà

Đánh giá

Bài viết Tổ chức công tác kế toán quản trị hiệu quả – Chìa khoá thành công trong quản trị doanh nghiệp đã xuất hiện đầu tiên vào ngày Cộng đồng chia sẻ kiến thức kế toán.

Tổ chức công tác kế toán quản trị hiệu quả – Chìa khoá thành công trong quản trị doanh nghiệp