8 bước để có một Webinar trên Zoom thành công
Để tổ chức thành công một webinar (hội thảo qua web) trên Zoom, ngoài việc lựa chọn chủ đề phù hợp, chuẩn bị kỹ lưỡng, bạn còn nên làm theo ...
Để tổ chức thành công một webinar (hội thảo qua web) trên Zoom, ngoài việc lựa chọn chủ đề phù hợp, chuẩn bị kỹ lưỡng, bạn còn nên làm theo một số bước quan trọng dưới đây để có thể đem đến trải nghiệm tốt nhất cho những người tham gia.
[toc]Dịch vụ Webinar của Zoom
Nếu sử dụng tính năng webinar của Zoom, hội thảo của bạn có thể mời đến 100 tham luận viên và 10.000 người tham gia. Con số tùy thuộc vào giá của gói webinar bạn sử dụng.
Tại đây, Zoom cung cấp rất nhiều công cụ để bạn có thể quản lý số lượng lớn người tham gia, chẳng hạn phiếu đăng ký, các bảng câu hỏi, Q&A, chat, ghi hình, báo cáo,…
Cách sử dụng Zoom Webinar
Đầu tiên, bạn cần lên lịch webinar của mình. Hay nói cụ thể hơn, là xác định xem webinar sẽ diễn ra vào thời gian nào, nói về topic gì, mời những ai tham luận. Zoom webinar cung cấp công cụ để bạn có thể yêu cầu người tham gia đăng ký trước, sau đó sẽ chấp nhận tự động hoặc thủ công tùy bạn lựa chọn. Ngoài ra, bạn cũng có thể tắt tính năng này. Khi đó người tham gia không cần đăng ký trước, chỉ cần click vào link là có thể tham gia webinar.
Nếu chọn phương án thứ hai, nên sử dụng tracking URL trên các mạng xã hội và các phương tiện truyền thông khác để theo dõi xem đâu là nơi thu hút người tham gia nhất.
Các webinar có thể tổ chức một lần, định kỳ hoặc một mùa tổ chức nhiều lần. Ngoài ra bạn cũng có thể ghi lại webinar và chia sẻ với những người khác để họ xem trong lúc rảnh rỗi
Để lên lịch một webinar trên Zoom với tính năng yêu cầu đăng ký trước, hãy làm theo các bước sau:
1. Đăng nhập vào tài khoản Zoom, chọn “My Webinars”
2. Chọn “Schedule My Webinar”
Nhập chủ đề (tên của webinar) và phần mô tả
Bạn nên kèm thêm thông tin ai là người diễn thuyết, chủ đề chính, tên công ty, hoặc bất kỳ thông tin liên quan nào khác nếu thấy cần thiết
Nhập ngày, giờ diễn ra và thời lượng của webinar
Xác định xem webinar có tổ chức định kỳ không. Nếu có, xác định khoảng thời gian tổ chức webinar
3. Chọn tùy chọn đăng ký
Dưới dòng “Invite Attendees”, nhấp chọn chỉnh sửa. Bạn có thể yêu cầu người tham gia đăng ký bằng biểu mẫu, sau đó để hệ thống tự duyệt hoặc bạn duyệt thủ công. Hoặc bạn cũng có thể bỏ qua biểu mẫu, chỉ yêu cầu người dùng để lại tên và email là được.
Hai phương án này đều có ưu điểm và khuyết điểm. Do đó hãy chọn cách nào phù hợp nhất. Chẳng hạn nếu bạn muốn theo dõi/hỗ trợ thêm sau webinar, thì hãy yêu cầu người đăng ký điền biểu mẫu. Bằng cách này, bạn có thể hỏi thêm nhiều câu hỏi và hiểu rõ hơn về họ.
4. Chọn cài đặt Q&A
Tính năng Q&A của Zoom webinar cho phép người tham gia đặt câu hỏi trong suốt buổi hội thảo. Bạn có thể bật hoặc tắt tính năng này tùy thích. Nếu bật, bạn cũng có thể lựa chọn Q&A ẩn danh hoặc để những người tham gia khác cùng thấy câu hỏi.
Để truy cập phần cài đặt Q&A, hãy chuyển đến phần “Webinar Options” > check ô “Q&A”, sau đó nhấp “Schedule”
5. Cài đặt các tùy chỉnh khác
Ngoài những tính năng ở trên, bạn cũng có thể cài đặt thêm một số tùy chỉnh khác. Chẳng hạn:
- Tự động ghi lại webinar
- Cung cấp webinar theo yêu cầu
- Tắt hoặc mở video của người chủ trì hoặc người tham luận. (Mẹo: Khi bắt đầu webinar, nên tắt video của người tham luận để họ có thể có thời gian chuẩn bị)
- Yêu cầu mật khẩu khi đăng nhập
- Bật tính năng webinar thử nghiệm (tức cho phép bạn set up và làm quen với việc điều khiển một webinar trước khi diễn ra webinar chính thức)
6. Lưu webinar mẫu
Sau khi đã hoàn tất các bước đăng ký, bạn có thể lưu lại thành một template dùng cho các webinar sau. Điều này rất hữu ích nếu bạn tổ chức webinar định kỳ hoặc một chuỗi webinar.
7. Công bố sự kiện
Khi đã hoàn tất, bạn hãy copy URL của sự kiện và gửi đến người tham gia. Hoặc cũng có thể chia sẻ qua email, Facebook, Twitter, cùng nhiều mạng xã hội khác.
Một số mẹo khi sử dụng Zoom Webinar
1. Quảng bá webinar
Sử dụng các mạng xã hội như Facebook, Twitter, hoặc các công cụ khác như email, Slack để quảng bá rộng rãi webinar của bạn. Ngoài ra, cũng có thể nhờ đồng nghiệp, người thân, hoặc những người tham luận thực hiện tương tự.
Để họ làm việc này dễ dàng hơn, bạn nên cung cấp sẵn cho họ các hình ảnh đăng kèm. Ngoài ra, cũng có thể dùng LinkedIn tìm các nhóm cùng ngành nghề và mời họ tham gia.
2. Tổ chức một buổi diễn tập
Khi đã lên xong danh sách người tham luận, bạn cần tổ chức một buổi diễn tập, thử nghiệm. Điều này đặc biệt quan trọng với những ai còn chưa quen với khái niệm webinar này.
Bạn có thể chuẩn bị trước một số câu hỏi có khả năng người tham gia sẽ đưa ra trong phần Q&A, sau đó xem thử có thể sử dụng các tính năng như thăm dò ý kiến để tương tác với người tham gia hay không.
Ngoài ra, cần đảm bảo file PowerPoint và những yếu tố thị giác, hình ảnh khác có thể hiển thị đầy đủ, suôn sẻ, chính xác. Điều này nên được thực hiện nhiều ngày trước khi webinar diễn ra. Bởi vì nếu có trục trặc, bạn vẫn còn thời gian để sửa chữa.
3. Chuẩn bị sân khấu
Hãy tạo ra một background thật trực quan, dễ nhìn bằng cách sử dụng ánh sáng phù hợp, kèm theo một màn hình hoặc tấm bạt phía sau người chủ trì và người tham luận để tạo nên một không khí tích cực ngay từ lúc bắt đầu.
Ngoài ra, các yếu tố như tóc tai, trang phục cũng cần chuyên nghiệp và phù hợp. Tư thế trước ống kính cũng phải thoải mái. Ngoài ra, để tránh phân tâm, hãy yêu cầu người tham luận set up trong vòng riêng yên tĩnh và sử dụng tai nghe nếu cần thiết.
4. Sẵn sàng
5 phút trước khi webinar diễn ra, hãy sử dụng nút phát sóng để chuyển từ chế độ tập luyện sang chế độ bắt đầu, đồng thời cho phép mọi người tham gia. Sau đó, ngay trước khi đi vào nội dung chính, bạn nên dành một chút thời gian để trò chuyện với người tham gia, thông báo về các công cụ bạn sẽ sử dụng, cách thức đặt câu hỏi,…
Khi đã hoàn thành xong những bước này, thì bạn có thể bắt đầu webinar của mình được rồi. Ngoài ra, đừng quên đăng trên mạng xã hội và thông báo cho người tham gia biết hashtag (#) của webinar là gì nhé.
5. Luôn giữ tương tác với người tham gia
Chẳng có gì khiến người tham gia chán nản và thoát ra nhanh chóng bằng một đoạn giới thiệu lan man và không có ý nghĩa. Vậy nên cần ngắn gọn và đi vào trọng tâm, đồng thời khuyến khích họ thảo luận sớm thông qua các Q&A, các bảng thăm dò ý kiến,…Bạn cũng có thể yêu cầu người tham gia trò chuyện và bình luận họ đang theo dõi webinar từ nơi nào.
Cần nhớ là thay vì chỉ nghe một giọng nói trong suốt thời lượng webinar, người tham gia sẽ thích thú hơn nếu nghe cuộc thảo luận giữa 2 hoặc nhiều tham luận viên. Ngoài ra, bạn cũng cần chú ý sử dụng các slide ngắn gọn, rõ ràng, dễ nhìn để truyền đạt thông điệp, tin tức hiệu quả hơn.
Bên cạnh đó, hãy duy trì tương tác trong suốt thời gian webinar bằng eye contact. Các công cụ chú ý thích, hình ảnh đẹp, âm thanh hấp dẫn,… cũng góp phần giúp người tham gia “bám trụ” đến cuối buổi webinar. Và khi đó, bạn có thể thực hiện các hoạt động quảng cáo, quảng bá, hoặc những lời kêu gọi khác tùy theo mục đích.
6. Chăm sóc, theo dõi sau webinar
Sau webinar, hãy thu thập ý kiến người tham gia, xem thử họ có cảm nhận gì. Từ đó rút ra kinh nghiệm cho những webinar sau.
Ở mặt này, Zoom cung cấp đến 5 hạng mục báo cáo để bạn phân tích webinar, bao gồm: Poll (bảng thăm dò ý kiến), Q&A, Người tham gia, Người đăng ký, Hiệu suất. Các dữ liệu này sẽ giúp bạn đào sâu hơn và có được những thông tin chuẩn xác hơn.
Khi đã phân tích và nắm được dữ liệu, hãy lập kế hoạch webinar thường xuyên. Điều này không chỉ giúp thu hút khán giả, mở rộng tên tuổi công ty mà còn thúc đẩy doanh thu mà xây dựng nhận thức thương hiệu.
Xem thêm: Hướng dẫn cách tạo Poll trong các cuộc họp trên Zoom
Diều Hâu
